Инвентаризация резерва отпусков в 1С:ЗУП 8.3

Ведение учета с использованием резервов на оплату отпусков не является обязательным. Бухгалтер вправе самостоятельно решить вводить ли эту систему на предприятии или нет. При помощи резервов отпусков ежемесячно накапливается сумма расходов, за счет которой в дальнейшем будут оплачены периоды отдыха сотрудников. Таким образом, у работодателя появляется возможность своевременно выплачивать сотрудникам полагающиеся отпускные и равномерно распределить расходы в течении года.

Перед сдачей годовой декларации по налогу на прибыль бухгалтеру необходимо проводить инвентаризацию резервов отпусков по состоянию на 31 декабря. Благодаря инвентаризации резервов сопоставляется остаток резерва на 31 декабря с той суммой, которая необходима для погашения обязательств по отпускам перед сотрудниками по состоянию на эту дату. В процессе инвентаризации определяются суммы перерасходов и недоиспользования резервов отпусков и коррекция остаткам по ним.

Порядок действий при инвентаризации резервов следующий: 

1 шаг. Подсчитывается количество дней отпусков, положенных работников, но не использованных ими.

2 шаг. Рассчитывается средний заработок по правилам расчета среднего заработка для оплаты ежегодного отпуска.

3 шаг. Рассчитывается сумма обязательств путем умножения полученного количества дней неиспользованного отпуска на средний заработок.

4 шаг. Рассчитывается доначисление/списание резервов, путем сравнения полученного на третьем шаге обязательства с накопленным ранее резервом.

 

В результате инвентаризации остаток по резервам на 31 декабря должен равняться рассчитанному обязательству перед сотрудниками по неиспользованным дням отпуска.

Рассмотрим как проводить инвентаризации резервов отпусков в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1. 

В организации «ООО Ромашка» с 2020 года в учетной политике закреплено положение об учете оценочных обязательств и резервов по оплате отпусков в бухгалтерском и налоговом учете.

Инвентаризация резервов выполняется автоматически также с помощью документа «Резервы отпусков», вводимом за декабрь месяц.

ВАЖНО!

Для корректного исчисления резервов необходимо, чтобы в расчетном месяце были проведены и рассчитаны все документы начисления, а также заполнен и проведен документ «Отражение зарплаты в бухучете». После этого создается документ «Резервы отпусков» в разделе «Зарплата».

В нашем примере в организации работают 3 сотрудника.

Сформируем отчет «Остатки отпусков» на дату 31.12.2020. 

Остатки неиспользованных отпусков по сотрудникам:

• Петров Сергей Витальевич — 28 дней

• Иванов Иван Иванович — 7 дней

• Орлова Анна Петровна — 21 день

Сформируем отчет «Резервы отпусков по сотрудникам».

 

На начало Декабря 2020 года по сотрудникам накоплены резервы/взносы с сумм резерва/взносы на травматизм с сумм резерва:

• Петров Сергей Витальевич — 35420,00 / 10626,00 / 70,84

• Иванов Иван Иванович — 7457,14 / 2237,15 / 14,91

• Орлова Анна Петровна — 28653,85 / 8596,16 / 57,31

 

В документе «Резервы отпусков» за Декабрь 2020 года на вкладке «Расчет обязательств и резервов по отпускам» по каждому сотруднику заполняется остаток отпуска (либо количество дней отпуска, использованных авансом), средний заработок. Произведение этих двух показателей даст сумму резерва, которая записывается в колонку «Исчислено».

В колонке «Накоплено» отражается сумма резерва, накопленная ранее за вычетом сумм начисленных отпускных в Декабре 2020 года.

Разница между исчисленным и накопленным резервами записывается в колонку «Зачтено». Если получается положительная сумма, то происходит доначисление в результате инвентаризации. Если получается отрицательная сумма, то происходит списание в результате инвентаризации.

В нашем примере:

1)     По сотруднику Петров Сергей Витальевич:

• накоплено = 35420,00

• исчислено = 28 * 1373,72 = 38464,16

• зачтено = 38464,16 — 35420,00 = 3044,16

2)     По сотруднику Иванов Иван Иванович:

• накоплено = 7457,14

• исчислено = 7 * 2354,99 = 16484,93

• зачтено = 16484,93 — 7457,14 = 9027,79

3)     По сотруднику Орлова Анна Петровна:

• накоплено = 28653,85

• исчислено = 21 * 1569,79 = 32965,59

• зачтено = 32965,59 — 28653,85 = 4311,74

 

Расчет сумм страховых взносов с резервов:

Колонка «Исчислено» рассчитывается как произведение ставки по страховым взносам на исчисленную сумму резерва Декабря 2020 года.

В колонке «Накоплено» отражается сумма страховых взносов с резервов, накопленная ранее, за вычетом суммы страховых взносов по фактически начисленным отпускным за счет резервов в Декабре 2020 года.

В колонке «Зачтено» записывается разница между исчисленной и накопленной сумм страховых взносов с резерва за Декабрь 2020 года. Если получается положительная сумма, то происходит доначисление в результате инвентаризации. Если получается отрицательная сумма, то происходит списание в результате инвентаризации.

 

В нашем примере:

2)     По сотруднику Петров Сергей Витальевич:

• накоплено = 10626,00

• исчислено = 30% * 38464,16 = 11539,25

• зачтено = 11539,25 — 10626,00 = 913,25

2)     По сотруднику Иванов Иван Иванович:

• накоплено = 2237,15

• исчислено = 30% * 16484,93 = 4945,48

• зачтено = 4945,48 — 2237,15 = 2708,33

3)     По сотруднику Орлова Анна Петровна:

• накоплено = 8596,16

• исчислено = 30% * 32965,59 = 9889,68

• зачтено = 9889,68 — 8596,16 = 1293,52

Расчет сумм взносов в ФСС НС и ПЗ с резервов:

Колонка «Исчислено» рассчитывается как произведение ставки взносов ФСС НС и ПЗ на исчисленную сумму резерва Декабря 2020 года.

В колонке «Накоплено» отражается сумма страховых взносов с резервов, накопленная ранее, за вычетом суммы страховых взносов по фактически начисленным отпускным за счет резервов в Декабре 2020 года.

В колонке «Зачтено» записывается разница между исчисленной и накопленной сумм страховых взносов с резерва за Декабрь 2020 года. Если получается положительная сумма, то происходит доначисление в результате инвентаризации. Если получается отрицательная сумма, то происходит списание в результате инвентаризации.

 

В нашем примере:

3)     По сотруднику Петров Сергей Витальевич:

• накоплено = 70,84

• исчислено = 0,2% * 38464,16 = 76,93

• зачтено = 76,93 — 70,84 = 6,09

2)     По сотруднику Иванов Иван Иванович:

• накоплено = 14,91

• исчислено = 0,2% * 16484,93 = 32,97

• зачтено = 32,97 — 14,91 = 18,06

3)     По сотруднику Орлова Анна Петровна:

• накоплено = 57,31

• исчислено = 0,2% * 32965,59 = 65,93

• зачтено = 65,93 — 57,31 = 8,62