Графики работы в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8": как настроить и правильно применять в 2026 году

Статья обновлена 02.11.2026 г.

График работы в "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 3) — это не просто информация о том, в какие дни сотрудник должен приходить на работу.

От графика зависит очень многое: норма рабочего времени, расчет зарплаты, учет переработок, работа в выходные и праздничные дни, расчет оплаты при неполном рабочем времени и заполнение табеля. Поэтому ошибка в графике может привести не только к неправильному табелю, но и к ошибкам в начислении заработной платы.

В этой статье разберем, какие графики можно использовать в "1С:ЗУП" в 2026 году, как их создавать и изменять, когда нужен индивидуальный график и какие особенности необходимо учитывать при сменной работе и суммированном учете рабочего времени.

Важно. В статье рассматривается «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3. На октябрь 2026 года актуальная линейка программы — 3.1; официальная информация 1С содержит, в частности, релиз 3.1.38.92 от сентября 2026 года. Конкретный вид формы и набор доступных возможностей могут немного отличаться в зависимости от редакции программы и установленного релиза.

Что такое график работы в 1С

График работы определяет плановое рабочее время сотрудника.

В нем задаются:
  • рабочие и выходные дни;
  • количество рабочих часов;
  • продолжительность рабочего дня;
  • порядок чередования рабочих дней и выходных;
  • праздничные и другие нерабочие дни;
  • ночные и вечерние часы — если это предусмотрено режимом;
  • параметры неполного рабочего времени;
  • суммированный учет рабочего времени — если он применяется.

Графики работы находятся в разделе:

Настройка → Предприятие → Графики работы сотрудников.

Рис01.jpg

Именно здесь создаются и хранятся графики, которые затем назначаются сотрудникам.

В поставке программы уже есть стандартный график «Пятидневка». 

Почему график так важен для расчета зарплаты

Пользователь иногда воспринимает график как кадровую информацию: «чтобы просто было видно, когда сотрудник работает».

На самом деле "1С:ЗУП" использует график значительно шире.

Например, программа сопоставляет: плановое время → фактическое время → начисление зарплаты.

Если сотруднику установлена пятидневка, программа знает, сколько часов он должен отработать в конкретном месяце.

Если установлен сменный график, программа определяет рабочие и выходные дни в соответствии с графиком смен.

Если сотрудник работает неполное время, программа учитывает соответствующую норму рабочего времени.

Поэтому прежде чем рассчитывать зарплату, необходимо проверить, что сотрудникам назначены правильные графики.

Производственный календарь и график работы — не одно и то же

Это одна из важных вещей, которую следует понимать пользователю "1С:ЗУП".

Производственный календарь определяет общую информацию о рабочих, выходных и праздничных днях.

График работы сотрудника определяет, как именно работает конкретная категория сотрудников.

Например, производственный календарь может показывать понедельник рабочим днем.

Но сотрудник со сменным графиком в этот понедельник может быть выходным.

Поэтому производственный календарь не заменяет график работы.

Он используется как основа для формирования многих графиков.

Автоматическое обновление графика

Для графиков, которые зависят от производственного календаря, в карточке графика можно использовать флаг:

«Автоматическое обновление по производственному календарю».

Рис02.jpg

Это особенно удобно для обычной пятидневки.

Если в производственном календаре изменились праздничные или выходные дни, график можно автоматически актуализировать.

1С рекомендует проверять этот флаг при подготовке графиков к новому году. Например, для 2026 года автоматическое заполнение графиков связано с актуализированным производственным календарем РФ.

Важный момент

Если в графике были сделаны ручные изменения, автоматическое перезаполнение необходимо выполнять осторожно.

При изменении графика за уже рассчитанный период могут появиться данные для перерасчета зарплаты.

Поэтому перед массовым изменением графиков стоит проверить, за какие месяцы зарплата уже рассчитана и закрыта.

Как создать новый график работы

Открываем: Настройка → Предприятие → Графики работы сотрудников.

Нажимаем «Создать».

Откроется форма создания нового графика. Указываем наименование, год и нажимаем «Изменить свойства графика».

Рис03.jpg

Далее необходимо определить:

  1. способ заполнения;
  2. рабочие дни;
  3. количество рабочих часов;
  4. выходные дни;
  5. необходимость учета праздничных дней;
  6. дополнительные параметры режима работы.
Рис04.jpg

После указания свойств графика нажимаем кнопку «ОК». Данные заполнятся на указанный в графике год.

Рис05.jpg

Какие графики чаще всего используются

В реальной работе кадровика и расчетчика обычно встречаются несколько основных вариантов.

1. Пятидневная рабочая неделя

Самый распространенный вариант:
  • понедельник–пятница — рабочие дни;
  • суббота и воскресенье — выходные;
  • нормальная продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю.
Для такого режима удобно использовать автоматическое заполнение по производственному календарю.

Например, если рабочий день составляет 8 часов, программа автоматически определяет месячную норму времени с учетом календаря.

2. Шестидневная рабочая неделя

Для некоторых организаций применяется шестидневная рабочая неделя. В этом случае нельзя просто взять график пятидневки и изменить один выходной. Необходимо создать отдельный график с соответствующим распределением рабочего времени по дням недели. Главное — чтобы график соответствовал установленному в организации режиму рабочего времени.

3. Неполное рабочее время

Неполное рабочее время — один из наиболее частых случаев, вызывающих вопросы у пользователей ЗУП.

Например:

  • сотрудник работает 4 часа в день;
  • сотрудник работает только несколько дней в неделю;
  • сотрудник работает 20 часов в неделю вместо 40.
В "1С:ЗУП" для таких ситуаций предусмотрены специальные настройки графика.
Для возможности настройки графиков с неполным рабочем временем предварительно необходимо включить соответствующую функциональность. В разделе «Настройка — Кадровый учет» устанавливаем флажок «Используется работа по неполной ставке».

Рис06.jpg

Рассмотрим пример настройки графика работы: 4 часа в день, 20 часов в неделю, понедельник–пятница.

В настройках графика устанавливаем флажок «Неполное рабочее время» и выбираем вид «Неполный рабочий день». В актуальной версии программы при настройке графика неполного рабочего времени можно указать от какого графика рассчитывается норма. Это важно, поскольку программа должна понимать не только количество фактически планируемых часов, но и соотношение неполного и полного рабочего времени. Для этого в нашем примере устанавливаем флажок «Считать норму по другому графику» и выбираем график «Пятидневка». В табличной части «Расписание работы» проставляем часы работы по дням недели.

Рис07.jpg

После сохранения настроек график заполнится на указанный год.

Рис08.jpg

Механизм работы с неполным временем в "1С:ЗУП" развивается уже давно и учитывает, в частности, различия между неполным рабочим днем и неполной рабочей неделей.
Сокращенное и неполное рабочее время — это не одно и то же

Эти понятия не следует смешивать.

Неполное рабочее время устанавливается, например, по соглашению сторон или в других предусмотренных законом случаях.

Сокращенная продолжительность рабочего времени связана с установленной законом нормой рабочего времени для определенных категорий работников.

Поэтому в "1С:ЗУП" при создании графика важно выбрать правильный режим, а не просто указать меньшее количество часов. От этого зависит дальнейший расчет нормы рабочего времени и зарплаты.

4. Сменный график

Если организация работает по сменам, обычного заполнения «понедельник — пятница» недостаточно.

В "1С:ЗУП" можно создавать графики сменной работы и задавать последовательность смен.

Например:

  • 2 рабочих дня;
  • 2 выходных;
  • затем повторение цикла.
Или:
  • дневная смена;
  • ночная смена;
  • выходной;
  • выходной.
Для сменной работы особенно важно правильно настроить время начала и окончания смены. Отдельного внимания требуют смены, которые начинаются в один календарный день, а заканчиваются в другой.

Рассмотрим пример настройки графика: Цикл работы 4 дня, первая смена 12 часов приходится на первый день цикла с 08:00 до 20:00, вторая смена 12 часов начинается во второй день цикла в 20:00 и заканчивается в третий день цикла в 08:00, оставшееся время третьего дня и четвертый день — нерабочие часы.

В настройках графика выбираем способ заполнения «По циклам произвольной длины».

Флажок «При заполнении учитывать праздничные дни» устанавливается если необходимо учитывать праздничные дни по производственному календарю (продолжительность работы в праздничный день в этом случае устанавливается равной 0, продолжительность работы в предпраздничный день сокращается на 1 час). Если сменная работа должна выполняться и в праздничные дни, флажок снимается.

В разделе «Виды времени» в нашем примере отмечаем «Явка» и «Ночные часы».

В табличной части «Расписание работы» добавляем цикл 4 дня и проставляем сколько часов выбранных видов времени приходится на каждый день цикла.

Автоматическое заполнение осуществляется согласно заданному циклу. День с номером 1 считается первым днем цикла. Началом отсчета сменности графика является день, указанный в поле «Дата отсчета».

Рис09.jpg

Практический совет

Перед запуском сменного графика лучше проверить его не на одном дне, а на нескольких типовых ситуациях:

  • обычная смена;
  • смена через полночь;
  • смена перед праздником;
  • смена, переходящая на праздничный день;
  • ночные часы;
  • выходной после смены.
Это позволит увидеть возможные ошибки еще до расчета зарплаты.

5. Суммированный учет рабочего времени применяется тогда, когда невозможно обеспечить соблюдение нормальной продолжительности рабочего времени ежедневно или еженедельно.

Например, организация работает:
  • круглосуточно;
  • в несколько смен;
  • по нестандартному циклу;
  • с продолжительными сменами.
В этом случае важно не только количество часов в конкретном дне. Контролируется норма за учетный период.

В "1С:ЗУП" для соответствующих графиков используется признак: «Суммированный учет рабочего времени».

Рис10.jpg

Важное изменение 2026 года: сверхурочная работа

Для пользователей "1С:ЗУП" это одна из наиболее существенных новостей 2026 года.

С 1 сентября 2026 года изменился порядок определения часов сверхурочной работы, оплачиваемых с коэффициентами 1,5 и 2. В релизе 3.1.38.69 1С реализовала поддержку требований Федерального закона от 25.05.2026 № 144-ФЗ.

В частности, начиная со 121-го часа сверхурочной работы в году часы оплачиваются уже не менее чем в двойном размере. Для суммированного учета используется отдельный алгоритм определения часов, приходящихся на оплату с коэффициентами 1,5 и 2.

Это особенно важно для организаций со сменным режимом и суммированным учетом рабочего времени.

Поэтому если в компании есть сотрудники, которые регулярно перерабатывают, необходимо использовать актуальный релиз "1С:ЗУП".

Как назначается график сотруднику

Сам график в справочнике еще не означает, что сотрудник по нему работает. График необходимо назначить сотруднику. Первоначально это обычно происходит при приеме на работу. В кадровом документе указывается соответствующий график работы. В дальнейшем график можно изменить кадровыми документами.

В зависимости от ситуации используются:

  • Кадровый перевод;
  • Кадровый перевод списком;
  • Изменение графика работы списком.
Документ «Изменение графика работы списком» особенно удобен, если одновременно нужно перевести на другой график большую группу сотрудников. Возможность массового изменения графика появилась в "1С:ЗУП" уже давно и остается актуальным инструментом.

Пример заполнения документа «Изменение графика работы списком». Он находится в разделе «Кадры».

В поле «График работы» выбираем новый график, на который необходимо перевести сотрудников.

В поле «Дата изменения» указываем дату, с которой будет действовать новый график для сотрудников.

Поле «По» заполняется в случае, когда сотрудники переводятся временно на новый график и дата окончания периода уже известна. Со следующего после этой даты дня будет автоматически действовать прошлый график.

В табличной части выбираем сотрудников по кнопке «Подбор», «Добавить» или «Заполнить».

Рис11.jpg

Когда нужен индивидуальный график

Предположим, сотрудник в течение одного месяца временно работает не по своему обычному графику. Например, обычно он работает: понедельник–пятница.

Но в одном конкретном месяце договорились, что сотрудник:

  • во вторник не работает;
  • работает в субботу;
  • затем получает выходной в понедельник.
Менять основной график сотрудника ради одного месяца нецелесообразно. В такой ситуации применяется индивидуальный график.

Переходим в раздел «Зарплата — Учет времени — Индивидуальные графики».

Рис12.jpg

Нажимаем «Создать». Откроется форма создания индивидуального графика.

В поле «Месяц» указываем месяц изменения планового объема рабочего времени .

В поле «Данные за» указываем период, за который составляется график – Текущий месяц или Произвольный период.

В поле « Максимальное количество видов времени на одну дату» указываем сколько видов времени планируем использовать в один день. 

Добавляем сотрудников. Дни и часы автоматически заполнятся согласно назначенному графику работы. Далее необходимо вручную исправить их.

В нашем примере по вторникам и понедельникам выбираем вид времени «В».

Рис13.jpg

По субботам выбираем вид времени «Я» и указываем количество часов 8.

Рис14.jpg

После внесения необходимых изменений проводим документ.

Почему это удобно
Основной график сотрудника остается неизменным. Индивидуальный график действует на заданный период и имеет приоритет при формировании табеля. Это позволяет не создавать десятки дополнительных постоянных графиков только из-за временных изменений.

Индивидуальный график и табель — в чем разница?

Эти документы выполняют разные задачи. График работы показывает план. Индивидуальный график временно изменяет план для конкретного сотрудника. Табель отражает фактически отработанное время и отклонения от плана. Поэтому не стоит использовать индивидуальный график как замену табелю.
Например, если сотрудник неожиданно заболел, это не означает, что нужно переписывать его график. В такой ситуации регистрируется соответствующее отсутствие.

Что произойдет, если изменить график задним числом?

Это один из наиболее опасных моментов для расчетчика.

Допустим, зарплата за март уже рассчитана. После этого пользователь изменяет график сотрудника в марте. Изменение планового времени может повлиять на расчет зарплаты. Поэтому, после подобных изменений программа может зарегистрировать необходимость перерасчета.

Рис15.jpg

Аналогичная проблема возникает при изменении производственного календаря или перезаполнении графика за уже рассчитанный период. 1С отдельно предупреждает о необходимости учитывать возможный перерасчет при таких действиях.

Практическое правило

Если месяц уже рассчитан, не изменяйте график без необходимости.

Сначала выясните:

  • за какой период требуется изменение;
  • была ли уже рассчитана зарплата;
  • повлияет ли изменение на норму времени;
  • появится ли перерасчет.

Что делать в начале года

Перед началом нового года расчетчику желательно выполнить несколько действий.

Шаг 1. Проверить производственный календарь

Открыть: Настройка → Предприятие → Производственные календари.

Проверить календарь Российской Федерации. Если организация использует региональный календарь, проверить и его.

"1С:ЗУП" позволяет использовать не только календарь РФ, но и региональные или самостоятельно созданные производственные календари.

Шаг 2. Проверить графики

Открыть: Настройка → Предприятие → Графики работы сотрудников.

Проверить:

  • год;
  • способ заполнения;
  • выходные;
  • праздничные дни;
  • количество часов;
  • автоматическое обновление.
Шаг 3. Обновить графики

Для графиков, связанных с производственным календарем, использовать автоматическое заполнение.

Шаг 4. Проверить сотрудников

Сформировать список сотрудников и убедиться, что каждому назначен правильный график.

Особое внимание:

  • новым сотрудникам;
  • сотрудникам на неполном времени;
  • сменному персоналу;
  • сотрудникам с суммированным учетом;
  • тем, кто недавно был переведен.
Какой график выбрать: краткая памятка
 Ситуация   Что использовать в "1С:ЗУП" 
 Понедельник–пятница, 40 часов  Обычный график пятидневной недели
 Работа 4 часа каждый день  График неполного рабочего времени
 Работа только несколько дней в неделю  График неполной рабочей недели
 Работа по сменам  Сменный график
 Работа по циклу с учетом нормы за период  Суммированный учет
 Временное изменение режима одного сотрудника  Индивидуальный график
 Одновременный перевод группы сотрудников  Изменение графика работы списком
 Изменение графика сотрудника на постоянной основе   Кадровый перевод

Типичные ошибки пользователей

1. Всем сотрудникам устанавливают «Пятидневку». Это удобно, но неправильно, если часть сотрудников работает по сменам или имеет неполное рабочее время. В результате программа будет считать норму рабочего времени неверно.
2. Путают неполное и сокращенное рабочее время. Меньшее количество часов само по себе еще не означает, что нужно просто уменьшить пятидневку. Необходимо определить юридический режим рабочего времени и правильно настроить его в программе.
3. Для временного изменения режима меняют основной график. Если изменение касается одного сотрудника и короткого периода, чаще всего удобнее использовать индивидуальный график.
4. Не проверяют производственный календарь. График может быть настроен правильно, но если календарь неактуален, рабочие и нерабочие дни будут определяться неправильно.
5. Меняют график после расчета зарплаты. Это может привести к необходимости перерасчета.
6. Для сменного персонала не проверяют переходящие смены. Особенно внимательно нужно проверять смены, которые начинаются вечером и заканчиваются утром следующего дня.

Что проверить, если зарплата рассчиталась неправильно

Если пользователь обнаружил ошибку в оплате, связанной со временем, не стоит сразу исправлять начисление вручную.

Сначала необходимо проверить цепочку:

График → плановое время → фактическое время → отклонения → начисление.

Пошаговая инструкция:

  1. Проверить график сотрудника.
  2. Проверить производственный календарь.
  3. Проверить индивидуальный график, если он используется.
  4. Проверить табель.
  5. Проверить документы отсутствий, командировок, работы в выходные и сверхурочной работы.
  6. Только после этого проверять формулу и результат начисления.
Такой порядок значительно быстрее, чем пытаться исправить итоговую сумму зарплаты вручную.

Главное, что нужно запомнить пользователю "1С:ЗУП"

График работы — это основа учета рабочего времени в программе.

Правильно настроенный график помогает "1С:ЗУП" автоматически определить:

  • когда сотрудник должен работать;
  • сколько часов является нормой;
  • какие дни являются выходными;
  • как учитывать праздничные дни;
  • как рассчитывать оплату при неполном времени;
  • как учитывать сменный режим;
  • когда возникает необходимость учитывать переработку.

При этом не нужно создавать отдельный график для каждой небольшой временной ситуации.

Для постоянного режима используется обычный график работы, для массового изменения — кадровые документы, а для временного индивидуального отклонения от режима — индивидуальный график.

И главное правило расчетчика: сначала правильно настроить график, а уже потом рассчитывать зарплату.

Именно поэтому перед началом каждого года стоит проверить производственный календарь и графики, а при изменении режима работы сотрудников — убедиться, каким документом это изменение лучше зарегистрировать в ЗУП.

На октябрь 2026 года особенно важно использовать актуальный релиз программы: в 2026 году в "1С:ЗУП" были реализованы изменения законодательства, в том числе новый порядок определения оплачиваемых часов сверхурочной работы, действующий с 1 сентября 2026 года.

Статью подготовила консультант 1С компании Техно-линк.

Если у вас остались вопросы, напишите нам по email: zakaz@tlink.ru или позвоните по телефону +7(343) 288-75-45