С сентября 2026 года в России для ряда грузовых перевозок становится обязательным электронный формат перевозочных документов. Это не просто «перевод бумаг в цифру», а полноценный переход на новый уровень контроля: государство видит каждую перевозку, а бизнес должен обеспечить полное соответствие данных в документах, реестрах и учёте. Разберём, какие документы теперь должны быть электронными, на какие нормы ориентироваться, какие штрафы грозят за нарушения и как подготовиться, чтобы избежать рисков.

Когда ЭПД становятся обязательными

Обязательность электронных перевозочных документов закреплена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140‑ФЗ. С 1 сентября 2026 года электронный формат обязателен для документов по договорам:

  • перевозки груза;
  • транспортной экспедиции.
В электронный вид переводят:
  • транспортную накладную;
  • заказ (заявку) на перевозку;
  • поручение экспедитору;
  • экспедиторскую расписку;
  • складскую расписку.
Таким образом, электронный документооборот становится стандартом для транспортных и экспедиционных операций.

Нормативная база: на что опираться

Ключевые акты, которые регулируют работу с ЭПД:

  • Федеральный закон от 08.11.2007 № 259‑ФЗ («Устав автомобильного транспорта») — фиксирует порядок перевозки грузов, требования к транспортной накладной и ответственность участников.
  • Федеральный закон от 30.06.2003 № 87‑ФЗ («О транспортно-экспедиционной деятельности») — регулирует деятельность экспедиторов и перечень экспедиторских документов.
  • Постановление Правительства от 21.12.2020 № 2200 — утверждает форму транспортной накладной и порядок оформления перевозочных документов.
  • Налоговое законодательство (ст. 252 НК РФ) — расходы признаются только при наличии надлежаще оформленных документов. Если закон требует электронный формат, бумажные аналоги не считаются достаточным подтверждением расходов. Это создаёт прямые налоговые риски: инспекция может не признать транспортные затраты, отказать в вычете НДС, доначислить налог и пени.
Штрафы и ответственность: кого и за что наказывают

Экспедиторы: жёсткие санкции за работу без реестра и ЭПД

С 1 марта 2026 года экспедитор вправе оказывать услуги только после включения в реестр на платформе «ГосЛог». За работу без регистрации предусмотрены штрафы по ч. 3 и 4 ст. 11.14.3 КоАП РФ:

  • при первичном нарушении: для граждан — 3 000–5 000 руб., для юрлиц — 100 000–300 000 руб.;
  • при повторном нарушении: для граждан — 5 000–10 000 руб., для юрлиц — 500 000–1 000 000 руб.

За нарушение требований электронного документооборота (не передали данные в ГИС ЭПД, не предоставили информацию госорганам) действует ч. 5 ст. 11.14.3 КоАП РФ: штраф для юрлиц — от 0,1 % до 0,3 % выручки за прошлый год, но не менее 500 000 руб. При повторном нарушении (ч. 6 ст. 11.14.3) — 1–3 % выручки, но не менее 1 000 000 руб. Для крупной компании с выручкой 500 млн руб. первичный штраф может составить до 1,5 млн руб.

Перевозчики: поэтапное усиление контроля

На первом этапе (с 1 сентября 2026 года) прямого штрафа за использование бумажной транспортной накладной вместо электронной пока нет — соответствующие составы правонарушений ещё в стадии законопроекта. Однако сохраняется налоговый риск: если при проверке расходы на перевозку не подтвердятся, инспекция может исключить их из учёта и доначислить налог (ст. 122 НК РФ — штраф 20 % от суммы недоимки плюс пени).

Второй этап стартует 1 марта 2027 года: заработает реестр перевозчиков на платформе «ГосЛог» (Федеральный закон от 29.12.2025 № 520‑ФЗ). В реестр вносят данные о компании, транспортных средствах и аттестованном специалисте по безопасности дорожного движения. Размеры штрафов за работу без включения в реестр пока находятся на стадии законопроекта.

Как государство контролирует перевозки: ГИС ЭПД и «ГосЛог»

ГИС ЭПД обеспечивает прозрачность: после передачи документов информация становится доступной ФНС, МВД, Минтрансу, Ространснадзору и таможенным органам. Инспекторы сопоставляют данные ЭПД не только с учётом расходов, но и с логистикой: временем в пути, типом транспорта, частотой рейсов. Несоответствия быстро становятся поводом для углублённой проверки и доначислений.

Платформа «ГосЛог» объединяет реестры экспедиторов и перевозчиков. С 1 марта 2026 года туда включают экспедиторов, с 1 марта 2027 года — перевозчиков. Формального включения в реестр недостаточно: важно поддерживать актуальность данных. Любое несоответствие (например, машина продана или водитель уволен, а в реестре статус не обновлён) может привести к тому, что перевозку задним числом признают выполненной «без регистрации». В такой ситуации бремя доказывания ложится на компанию.

Когда можно использовать бумажные документы

Несмотря на общий переход на ЭПД, закон предусматривает исключения. Минтранс определяет случаи, когда допускается бумажный формат (Приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115). Бумажные документы разрешены:

  • при оказании услуг физлицам для личных нужд (не связанных с предпринимательской деятельностью);
  • при работе с иностранными контрагентами;
  • при технических сбоях;
  • при перевозках для государственных и военных нужд;
  • на территориях с режимом ЧС, повышенной готовности или контртеррористической операции.
Что сделать, чтобы избежать штрафов: пошаговый план
  1. Разграничьте виды договоров. Определите, какие операции вы выполняете: перевозку груза или транспортно-экспедиционные услуги. От этого зависит состав обязательных документов. Если компания совмещает обе роли, потребуются оба комплекта документов.
  2. Проверьте оператора ЭДО. ЭПД передаются только через операторов, аккредитованных для работы с ГИС ЭПД. Актуальный список — в Реестре операторов ИС ЭПД на сайте Минтранса.
  3. Организуйте электронный документооборот. Настройте процессы и проведите тестовый обмен документами.
  4. Оформите электронные подписи. Обеспечьте сотрудников, участвующих в документообороте, действующими квалифицированными ЭП.
  5. Обучите сотрудников. В работе с ЭПД участвуют водители, логисты, складские работники и бухгалтерия. Важно, чтобы все понимали новые процедуры и требования. 
Наши специалисты сняли для вас видео по работе с ЭПД. Смотрите здесь.

Кратко: главные риски и штрафы в 2026–2027 годах

  • С 1 марта 2026 года экспедиторы обязаны быть в реестре «ГосЛог»: за работу без регистрации юрлицам грозит штраф до 300 000 руб. (первичное нарушение) и до 1 000 000 руб. (повторное).

  • За нарушение требований ЭПД (не передали данные в ГИС ЭПД) штраф — от 0,1 % до 0,3 % годовой выручки, но не менее 500 000 руб.; при повторном — не менее 1 000 000 руб.

  • Использование бумажных документов вместо электронных влечёт налоговые риски: отказ в признании расходов, доначисление налога, отказ в вычете НДС и штраф 20 % от недоимки по ст. 122 НК РФ.

  • С 1 марта 2027 года перевозчики обязаны быть в реестре перевозчиков на «ГосЛог»; размеры штрафов пока на стадии законопроекта.

  • Чтобы избежать санкций, заранее разграничьте договоры, подключитесь к аккредитованному оператору ЭДО, оформите ЭП и обучите сотрудников.