Сентябрь наступил — и смешанный режим, позволявший часть перевозок оформлять на бумаге, закончился. Однако до 1 марта 2027 года за отсутствие ЭПД пока не штрафуют. Слово «пока» здесь ключевое — налоговые риски уже работают, а дорожные штрафы лишь дело времени. Тем, кто ещё не перевёл контрагентов на электронный обмен, стоит поторопиться.

Хорошая новость в том, что техническая сторона за последний год стала заметно проще. Плохая — основная задержка теперь не в технике, а в людях и договорённостях. 

1С-ЭДО и 1С-ЭПД — разные сервисы

Прежде чем говорить про подключение, стоит развести понятия — их путают почти все.

   

1С-ЭДО

   

 1С-ЭПД

  С кем обмен   Между контрагентами   Не только между контрагентами, но и с ГИС ЭПД
  Какие документы    Бухгалтерские: УПД, счета-фактуры, акты, договоры    Логистические: ЭТрН, ЭЗЗ, экспедиторские документы 
  Кто работает   Бухгалтерия, финансы, директо   Логисты, диспетчеры, механики, водители


Связь односторонняя: чтобы запустить 1С-ЭПД, у вас уже должен быть подключён 1С-ЭДО. Обратного требования нет.

Как настроить ЭПД в 1С?

Если ЭДО работает, для старта достаточно в настройках включить направления «Электронные транспортные накладные» и «Электронные путевые листы» — отдельной сложной конфигурации не потребуется.

Роуминг настраивается сам

«У них другой оператор» — больше не аргумент. Раньше это было самым частым возражением при обсуждении перехода. Сегодня оно неактуально.

Роуминг позволяет обмениваться документами между компаниями, подключёнными к разным операторам ЭДО. Никому не нужно менять провайдера — каждый остаётся там, где привык работать. Более того, роуминг теперь настраивается без вашего участия: сервис 1С-ЭПД сам устанавливает соединение между операторами, никаких ручных процедур.

На практике всё сводится к двум действиям: находите контрагента по ИНН или идентификатору ЭДО и отправляете документ. Маршрутизация срабатывает автоматически.

Реестр аккредитованных операторов ИС ЭПД ведёт Минтранс — список обновляется, поэтому ориентируйтесь на актуальную версию, а не на то, что помните по прошлому году.

Приглашения больше не обязательны

Когда-то пригласить контрагента через систему было обязательным шагом, и именно он считался самым медленным этапом подготовки. С выходом версии библиотеки ЭПД 1.9.16.61 необходимость отпала.

Теперь при отправке перевозочного документа связь устанавливается сама — без предварительного обмена приглашениями. Если вам привычнее работать через приглашения, это тоже доступно: при отправке форматы ЭПД подставятся автоматически, главное — проверить, что в настройках получения все виды документов отмечены как «автоматически».

Технически весь процесс занимает минуты. Узким местом это больше не назовёшь.

Где потребуется время на самом деле

Автоматика закрывает только маршрутизацию. Четыре вещи она не решает — и именно от них зависит, заработает ли цепочка.

Подключение контрагента. Автоматический роуминг работает только между теми, кто уже обслуживается у какого-либо оператора ЭДО. Если контрагент вообще не подключён к электронному обмену — ничего не сработает. Чем раньше вы это выясните, тем лучше.

Распределение ролей. Кто выступает грузоотправителем, кто какие титулы визирует, считать ли формы Т5 и Т6 полноценными УПД или в определённых случаях нужно оформлять УПД дополнительно. Всё это должно быть прописано — для действующих договоров оформляется допсоглашением.

Электронные подписи и доверенности. Если у вас всё готово, а у партнёра некому подписать — цепочка встанет. Выпуск УКЭП и оформление МЧД нельзя ускорить в последний момент, это требует времени у обеих сторон.

Проверка на живом рейсе. До тех пор, пока по цепочке не пройдёт настоящий документ, вы не узнаете, на каком этапе она обрывается.

Как выстроить работу с теми, кто уже в обороте

Порядок действий с действующими партнёрами:

  1. Официальное уведомление и допсоглашение. Письменно сообщаете о переходе на ЭПД, допсоглашением фиксируете регламент — как в штатных, так и в нештатных ситуациях.

  2. Запуск обмена. Либо отправляете приглашение через ЭДО, либо сразу передаёте документ.

  3. Тестовая перевозка. Договариваетесь отработать весь цикл на одном реальном рейсе.

  4. Начало постоянной работы.

Пилотный рейс выявляет то, чего не видно в программе: теряется ли связь на погрузочной площадке, у кого не настроена подпись, кто не понимает последовательность действий.

Если времени на полноценный пилот нет. Тестовый рейс за неделю организовать непросто— но можно поступить иначе. Оформите ЭПД на перевозку, которая уже состоялась. Груз доставлен, рисков нет, а вся цепочка подписаний проходится по-настоящему. За один день станет ясно, где рвётся поток: у кого нет подписи, кто не понимает интерфейс, до кого не доходит документ.

Новые контрагенты — условия сразу в договор

При заключении новых контрактов сразу закладывайте:

  • регламент работы с ЭПД, включая действия в нештатных ситуациях;

  • чёткое распределение ролей — и в самой перевозке, и в электронном документообороте;

  • перечень титулов и того, кто их подписывает;

  • условия, при которых Т5 и Т6 приравниваются к УПД, и случаи, когда УПД оформляется отдельно.

Рекомендуется также фиксировать в договоре ИНН и идентификаторы участников ЭДО (ID ЭДО) — они присваиваются оператором и помогают мгновенно находить контрагента в системе.

План действий на ближайшие дни

  1. Соберите список партнёров, с которыми у вас есть перевозки. Реально активных обычно оказывается меньше, чем кажется при первом подсчёте.

  2. Отметьте тех, кто уже работает в ЭДО — с ними путь самый короткий.

  3. Тем, кто ещё не подключён, направьте уведомление о переходе с просьбой ответить к конкретной дате.

  4. Найдите одного партнёра, готового к пилоту, и прогоните цепочку на реальной или уже завершённой перевозке.

Сентябрь уже наступил — март не за горами. Лучше начать с одного контрагента на этой неделе, чем со ста в феврале.