ЭПД - что это?

(ЭПД) — это цифровые аналоги традиционных бумаг, сопровождающих перемещение грузов: транспортной накладной, сопроводительной ведомости, путевого листа и других. ЭПД формируются, подписываются и передаются в электронном виде через специальные системы обмена данными.

Ключевые особенности ЭПД:

  • юридическая равнозначность бумажным документам;
  • подписание электронной подписью (ЭП);
  • передача через операторов ЭДО;
  • хранение в цифровом формате;
  • возможность автоматической обработки данных.

Кто и почему обязан перейти на ЭПД

ЭПД обязательны с 1 сентября 2026 года для всех участников грузоперевозок на территории РФ. Это закреплено в соответствующих нормативных актах.

Важно! Обязательство по использованию ЭПД распространяется не только на перевозчиков.

Задействован широкий круг участников логистической цепочки:

  • перевозчики — компании и ИП, осуществляющие транспортировку грузов;
  • грузоотправители — организации, передающие груз к перемещению;
  • грузополучатели — компании, принимающие груз;
  • экспедиторы — организации, организующие перевозку;
  • собственники транспорта — если они не являются непосредственными перевозчиками;
  • платёжные агенты — при наличии финансовых операций в цепочке грузоперевозки.
ЭПД.png

Основные виды ЭПД
  1. Транспортная накладная (ЭТрН) — подтверждает договор перевозки.
  2. Путевой лист (ЭПЛ) — для учёта работы транспортного средства и водителя.
  3. Сопроводительная ведомость — для контейнерных перевозок и перемещения сборных грузов.
  4. Заказ‑наряд — при фрахтовании транспортного средства.
  5. Договор фрахтования — соглашение о предоставлении транспортного средства.
  6. Документы для международных перевозок (CMR и др.).
(Все указанные выше документы - в электронном виде)

Этапы обмена ЭПД

Процесс обмена ЭПД включает несколько обязательных этапов:
  1. Создание ЭПД — грузоотправитель формирует ЭПД в своей учётной системе.
  2. Подписание ЭПД —  подписывается электронной подписью уполномоченного лица.
  3. Отправка через оператора ЭДО — документ передаётся оператору, который обеспечивает доставку ЭПД получателю.
  4. Подтверждение получения — грузополучатель или перевозчик подтверждает получение ЭПД.
  5. Подписание со своей стороны — участники сделки подписывают документ своими ЭП.
  6. Фиксация в системе — оператор фиксирует все действия с документом и обеспечивает его хранение.
  7. Передача данных в контролирующие органы — при необходимости данные автоматически передаются в ФНС, Ространснадзор и другие ведомства.
Для перехода на ЭПД необходимо уже сейчас, не дожидаясь сентября:
  • Обязательно получить сертификат электронной квалифицированной электронной подписи на руководителя компании (ИП) или сертификат квалифицированной электронной подписи.
  • Оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для сотрудников.
  • Подключиться к одному из аккредитованных операторов, который предоставляет услуги по передаче электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ИС ЭПД.
  • Предоставить доступ к сервису для сотрудников компании или работников ИП с МЧД и назначить администратора. При необходимости можно дать доступ водителям.
  • Заключить соглашения с контрагентами о переходе на ЭПД.
  • Провести тестовый обмен ЭПД с партнёрами и оператором ЭДО.

Требования к ЭПД

Все ЭПД должны:
  • содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством;
  • обязательно подписываться квалифицированной электронной подписью (КЭП);
  • передаваться через аккредитованного оператора ЭДО;
  • храниться в неизменяемом виде в течение установленного срока (обычно 5 лет);
  • быть доступными для проверки контролирующими органами;
  • соответствовать форматам, утверждённым ФНС и Минтрансом.

Преимущества перехода на ЭПД

Переход на электронные документы даёт участникам перевозок ряд преимуществ:
  • Экономия времени — оформление и передача документов (ЭПД) занимают минуты вместо часов или дней.
  • Снижение затрат — сокращение расходов компании на бумагу, печать, доставку и хранение.
  • Минимизация ошибок — автоматизация заполнения и проверки данных снижает вероятность ошибок.
  • Повышение прозрачности — все этапы движения документа отслеживаются в режиме реального времени.
  • Упрощение отчётности — данные из ЭПД автоматически попадают в учётные системы и отчёты.
  • Безопасность данных — электронная подпись и защищённые каналы связи предотвращают фальсификации.
  • Лёгкость проверок — контролирующие органы (ФНС) могут получить доступ к документам без необходимости их распечатки.
Переход на ЭПД имеет нюансы в зависимости от отрасли:
  • Розничная и оптовая торговля — высокая частота грузоперевозок требует быстрой обработки документов и интеграции с учетными системами.
  • Промышленность — крупные партии грузов и долгосрочные контракты предполагают работу с большими объёмами данных.
  • Сельское хозяйство — сезонность перевозок требует гибкости в планировании и оформлении документов.
  • Строительство — перевозки негабаритных и опасных грузов требуют специальных отметок в ЭПД.
  • Международные перевозки — необходимость соблюдения требований иностранных регуляторов и форматов (например, CMR).
При перевозке особых грузов в ЭПД добавляются специальные отметки и сведения:
  • опасные грузы — класс опасности, номер ООН, сведения о маршруте;
  • алкоголь - ЭПД должен содержать все сведения, необходимые для учёта в системе ЕГАИС;
  • лекарственные средства - детализация данных о товаре, партии и сопровождающих документах.

Распространённые ошибки при внедрении ЭПД

  1. Неправильная настройка интеграции — проверьте совместимость учётной системы с оператором ЭДО до запуска.
  2. Несоблюдение форматов документов — используйте шаблоны, утверждённые регуляторами.
  3. Проблемы с электронной подписью — заранее получите КЭП для всех ответственных лиц или проверьте их актуальность, если они уже есть. Если подпись не руководителя, нужна МЧД.
  4. Неготовность контрагентов — согласуйте переход на ЭПД с партнёрами заранее.
  5. Недостаточное тестирование — проведите пилотный обмен документами (ЭПД) перед полномасштабным внедрением.
  6. Игнорирование требований хранения — убедитесь, что оператор ЭДО обеспечивает хранение документов в течение требуемого срока.
  7. Отсутствие обучения сотрудников — подготовьте инструкции для пользователей.

Переход на ЭПД — это важный шаг к цифровизации логистики. Подготовка к нему требует внимания к деталям, но даёт долгосрочные преимущества в виде экономии, скорости и прозрачности операций.

Рекомендуем не медлить с переходом на ЭПД. На внедрение потребуется время (от двух месяцев). Чем позже организация займется переходом на ЭПД, тем более высока вероятность, что 1 сентября 2026 года возникнут проблемы с отгрузкой/получением товара.

Помочь с переходом на ЭПД?