Возможности программы «1С:Документооборот»


«1С:Документооборот» вышел далеко за рамки простого электронного архива. Сейчас это комплексное решение для автоматизации всего жизненного цикла документов – от создания и согласования до исполнения и архивирования.

«1С:Документооборот 3.0» — это эффективное управление документами и бизнес-процессами  в организациях любого масштаба.

Рассмотрим ключевые возможности системы:

1. Управление документами

Вся документация (входящая, исходящая, внутренняя) регистрируется в системе.

рис 1.jpg

В журнале документов доступны:

  • быстрый поиск по всем полям документа;

  • основные операции с документами без открытия карточки (направить на исполнение, распечатать, отправить по электронной почте);

  • индивидуальная настройка списка для решения задач пользователя.

У каждого типа документа может быть свой маршрут согласования, документ будет переходить по заданному маршруту автоматически.

рис 2.jpg

2. Управление процессами

В системе задаются шаблоны бизнес-процессов для типовых задач, определяются роли исполнителей, сроки и условия маршрутизации.

рис 3.jpg

Автоматическая передача документа по маршруту исключает задержки и потери.

рис 4.jpg

Возможен автозапуск процессов по определённым событиям, а так же автоматическое повторение задач (например, для секретаря «Забронировать переговорку для еженедельных совещаний»).

3. Работа с договорными документами

Карточка договорного документа имеет множество стандартных реквизитов с возможностью настройки. Если их будет недостаточно - есть механизм добавления дополнительных полей.

рис 5.jpg

Использование шаблонов договоров ускоряет подготовку документов и снижает количество ошибок.

рис 6.jpg

Система отслеживает и автоматически записывает все изменения и версии документов с возможностью возврата к предыдущим редакциям.

рис 7.jpg

Создание связи между документами с автоматическим предоставлением прав упрощает работу.

рис 8.jpg

«1С:Документооборот 3.0» автоматизирует рутинные операции:

  • Мониторинг сроков действия договоров;

  • Автоматическое продление договоров;

  • Контроль передачи документов контрагентам на подписание.

4. Контроль исполнения

Система контролирует сроки выполнения задачи и напоминает о наступлении срока и просроченных задачах.

рис 9.jpg

Руководитель видит просроченные задачи своих сотрудников.

рис 10.jpg

Контроль исполнительской дисциплины позволяет своевременно выявлять недостатки и оперативно устранять проблемы, а также помогает распределять ресурсы и оптимизировать рабочие процессы.

5. Проектный учет

План проекта задается с указанием длительности выполнения этапа. Система автоматически рассчитает календарный план.

рис 11.jpg

План проекта можно вывести в формате диаграммы Ганта с возможностью интерактивного управления.

рис 12.jpg

Система позволяет вести проекты с привязкой к ключевым объектам (документам, файлам, мероприятиям, письмам и бизнес-процессам).

рис 13.jpg

рис 14.jpg

6. Встроенный почтовый клиент

Встроенная почта — это полноценный почтовый клиент, который тесно связан с основными объектами системы.

рис 15.jpg

Пользователь может создать документ на основе письма или, наоборот, сформировать письмо из документа. Вся связанная переписка доступна как из почты, так и из карточки документа.

рис 16.jpg

7. Файловый архив

Больше никаких поисков нужного файла по сетевым дискам.

Создавайте свою структуру хранения файлов с ограничением прав доступа.

рис 17.jpg

Встроенная поисковая система поможет найти информацию не только в карточках документов, но и во вложенных файлах.

8. Доступ с различных устройств

Пользователи могут работать со стационарных компьютеров, подключаться к системе удаленно через веб-браузер или использовать мобильное приложение.

Мобильное приложение доступно для скачивания во всех популярных магазинах приложений: Google Play Android-устройств, Apple AppStore и Windows Phone Store для соответствующих платформ.

Мобильное приложение обеспечивает полноценную работу с задачами независимо от местоположения пользователя.

9. Совместная работа

Использование встроенных инструментов позволяет повысить эффективность совместной работы и сократить временные затраты на организационные процессы.

  • Встроенные обсуждения: обсуждайте документы, задачи и проекты внутри системы;

  • Корпоративный форум: проводите дискуссии и голосования;

  • Бронирование переговорок: бронируйте помещения с проверкой их доступности;

  • Планируйте встречу: автоматический подбор времени встреч с учетом занятости участников;

«1С:Документооборот 3.0» превращает хаос бумаг и поручений в прозрачную управленческую систему. И всё это — с телефона, из браузера или тонкого клиента.

Результат: прозрачность, дисциплина и скорость работы с документами.

Нужна консультация по программе "1С:Документооборот"?