В современном бизнесе договор — это не просто бумага, а ключевой актив компании. Программа «1С:Документооборот 8» предоставляет комплексные инструменты для эффективного управления договорными документами. В системе заложены инструменты, которые делают процесс управления договорами прозрачным, прогнозируемым и подконтрольным на всех этапах: согласование, подписание, исполнение условий и наличие оригиналов документов.
При изменении файла автоматически записывается новая версия файла.
С возможностью сравнить версии и вернуться к первоначальному варианту.
При параллельном режиме все ответственные (юрист, финансист, коммерческий директор) работают с документом одновременно, а не ждут очереди друг друга, что кардинально сокращает время согласования. В таком варианте правки вносятся в виде замечаний.
Все замечания фиксируются в едином листе согласования.
Если задать сроки согласования, система проконтролирует исполнение задач и отправит напоминания ответственным лицам. Сроки задаются как в относительных, так и в абсолютных значениях, дата исполнения просчитается системой автоматически.
Уведомления не дадут сотруднику забыть о поставленных задачах, а также уведомят о новых.
На начальной странице видно сколько задач с истекающим сроком.
И сколько уже просроченных.
Руководитель видит количество задач своих подчиненных, в т. ч. просроченных.
Встроенные отчеты по исполнительской дисциплине показывают реальную загруженность каждого сотрудника. Руководитель видит не только «сколько сделано», но и эффективность выполнения поручений, что помогает объективно оценивать работу команды.
Кроме того, «1С:Документооборот»:
Отображение наличия оригиналов можно настроить в журнале документов, например выделяя строки цветом.
5. Хранение договоров
Все договоры и связанные с ними файлы хранятся централизованно, это обеспечивает быстрый доступ, прозрачность истории изменений и контроль сроков действия договоров.
При создании электронного архива документы и файлы хранятся в едином пространстве с возможностью группировки по папкам, видам, контрагентам, проектам.
В системе реализованы различные способы поиска: по спискам, полнотекстовый поиск, поиск документов по штрих-кодам. Полнотекстовый поиск ведется не только по полям карточек, но и по любому слову внутри DOC-файла или Excel-таблицы, который был загружен когда-либо в программу.
Функционал «1С:Документооборот» переводит работу с договорами на принципиально иной уровень — от разрозненных действий к единому прозрачному процессу. Автоматический контроль сроков и версий, параллельное согласование, объективные отчеты по эффективности сотрудников и мгновенный поиск в едином архиве — всё это превращает договорную работу в четко отлаженный механизм, который работает на компанию, а не против нее.
1. Создание и редактирование договора
Договор в системе — это особый вид документа с множеством реквизитов. Гибкая система прав позволяет настроить, кто именно имеет право создавать, редактировать или только просматривать документы определенного вида (например, коммерческие договоры или трудовые контракты).
При установке сроков действия договора, программа будет их контролировать автоматически. Включение контроля оригиналов позволит отслеживать возврат подписанных оригиналов договоров контрагентами.
Кроме самого договора к карточке можно прикреплять различные файлы — это могут быть таблицы Excel с расчетами, сканы документов, дополнительные материалы. После добавления содержимое документа отобразится в окне предпросмотра (не для всех типов файлов).
При изменении файла автоматически записывается новая версия файла.
С возможностью сравнить версии и вернуться к первоначальному варианту.
2. Согласование договоров
Маршрут согласования задается на этапе проектирования документа. Встроенные бизнес-процессы позволяют организовать последовательное или параллельное согласование договоров между разными подразделениями и сотрудниками.При параллельном режиме все ответственные (юрист, финансист, коммерческий директор) работают с документом одновременно, а не ждут очереди друг друга, что кардинально сокращает время согласования. В таком варианте правки вносятся в виде замечаний.
Все замечания фиксируются в едином листе согласования.
Если задать сроки согласования, система проконтролирует исполнение задач и отправит напоминания ответственным лицам. Сроки задаются как в относительных, так и в абсолютных значениях, дата исполнения просчитается системой автоматически.
3. Подписание договора
Поддерживается использование электронной подписи, что ускоряет юридически значимое оформление документов. В карточке договора сотрудники видят полную историю виз: кто подписал, кто наложил резолюцию и на какой стадии находится процесс прямо сейчас.4. Уведомления и контроль
Система контроля исполнительской дисциплины является важным элементом управления организацией.Уведомления не дадут сотруднику забыть о поставленных задачах, а также уведомят о новых.
На начальной странице видно сколько задач с истекающим сроком.
И сколько уже просроченных.
Руководитель видит количество задач своих подчиненных, в т. ч. просроченных.
Встроенные отчеты по исполнительской дисциплине показывают реальную загруженность каждого сотрудника. Руководитель видит не только «сколько сделано», но и эффективность выполнения поручений, что помогает объективно оценивать работу команды.
Кроме того, «1С:Документооборот»:
-
Отслеживает сроки действия договоров и умеет уведомлять ответственных о приближении даты окончания.
Дополнительно проконтролировать поможет отчет по договорам.
-
Контролирует наличие оригиналов документов.
Отображение наличия оригиналов можно настроить в журнале документов, например выделяя строки цветом.
5. Хранение договоров
Все договоры и связанные с ними файлы хранятся централизованно, это обеспечивает быстрый доступ, прозрачность истории изменений и контроль сроков действия договоров.При создании электронного архива документы и файлы хранятся в едином пространстве с возможностью группировки по папкам, видам, контрагентам, проектам.
В системе реализованы различные способы поиска: по спискам, полнотекстовый поиск, поиск документов по штрих-кодам. Полнотекстовый поиск ведется не только по полям карточек, но и по любому слову внутри DOC-файла или Excel-таблицы, который был загружен когда-либо в программу.
Функционал «1С:Документооборот» переводит работу с договорами на принципиально иной уровень — от разрозненных действий к единому прозрачному процессу. Автоматический контроль сроков и версий, параллельное согласование, объективные отчеты по эффективности сотрудников и мгновенный поиск в едином архиве — всё это превращает договорную работу в четко отлаженный механизм, который работает на компанию, а не против нее.
