Как выгрузить УПД в XML из 1С для ЭДО

Что такое УПД?

Согласно статьи 9 федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании данного документа формируются данные о доходах и расходах, которые необходимы для расчета налогов и составления отчетности.

Универсальный передаточный документ (УПД) — первичный документ, который включает в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством для счетов-фактур, актов, накладных. 

УПД утвержден письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 и используется в целях бухгалтерского учета, для подтверждения права на налоговый вычет по НДС и для подтверждения затрат в целях исчисления налогов. УПД может формироваться со статусом 1 или 2.

Статус 1 — такой документ заменяет собой счет-фактуру и накладную (акт) и служит для расчетов по НДС и прибыли. УПД со статусом «1» является основанием для вычета НДС.

Статус 2 — такой документ заменяет только накладную (акт) и служит только для признания расходов по налогу на прибыль. Даже если в нем указана сумма налога, то для принятия НДС к вычету нужен отдельный счет-фактура.

Зачем нужен формат XML для ЭДО?

Обмениваться УПД можно как бумажным вариантом так и электронным. Исключение составляют организации и предприниматели, работающие с маркированными и прослеживаемыми товарами. Согласно законодательству при осуществлении таких операций УПД разрешено использовать только электронный.

С 1 января 2026 года были отменены отдельные форматы для электронных актов и товарных накладных. Для компаний, которые используют электронный документооборот со своими контрагентами, единственным электронным документом, подтверждающим отгрузку товаров, выполнение работ и оказание услуг, стал именно УПД.

Актуальный электронный формат УПД версии 5.03 для обмена с контрагентами утвержден Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970. Благодаря утвержденному ФНС формату документов они имеют одинаковую структуру, что позволяет автоматически их обрабатывать, проверять корректность переданных реквизитов, ускоряет обработку данных.

Обязательные реквизиты УПД версии 5.03:

• номер и дата;

• сведения о продавце и покупателе (ИНН, КПП, наименование, адрес);

• статус документа («1», «2»);

• табличная часть (наименование товаров/услуг, количество, цена, общая сумма, ставки НДС, сумма НДС);

• коды маркировки и номера прослеживаемых товаров;

• основание отгрузки;

• квалифицированные электронные подписи

Главное требование к электронному УПД — он должен быть создан и передан в утвержденном ФНС XML-формате. Данный формат является юридически значимым ЭДО.

Где в программе 1С найти функцию выгрузки УПД?

Шаг 1.

Для выгрузки универсального передаточного документа переходим в форму списка документов реализации.

 Выгружать можно сразу несколько документов, либо каждый по отдельности. Например, необходимо выгрузить документы за определенный период по контрагенту. Для этого в журнале предварительно делаем отбор и выставляем период.

 Чтобы выделить весь список отобранных документов нажимаем Ctrl+A. Далее нажимаем «Еще — ЭДО — Выгрузить документ в файл».

Для произвольного выделения документов нужно мышкой встать на один из них, зажать кнопку Ctrl и левой кнопкой мыши выделить остальные документы.

Одиночную выгрузку можно производить непосредственно из самого документа.

Шаг 2.

На следующем шаге откроется диалоговое окно с вариантом сохранения файла. Внизу будет гиперссылка на сформированный файл.

Выбираем режим выгрузки и нажимаем «Выполнить».

При варианте «На диск» указываем путь к папке для сохранения файла.

При варианте «Вложение в эл. письмо» указываем адрес электронной почты контрагента, на который отправятся файлы, а также учетную запись электронной почты нашей организации.

Откроется форма отправки письма. При необходимости можно подредактировать тему письма и дополнить текст.

Файл сохраняется в архив.



Распаковываем архив и переходим в папку «1», в которой сохранился УПД в файл «ОN_NSCH……xml». Данный файл используется далее для загрузки в сервис электронного документооборота.





В электронном УПД указывается статус документа: СЧФ — только счет-фактура, ДОП — передаточный акт, СЧФДОП — счет-фактура и передаточный акт.

В программе 1С в документе реализации выбор статуса документа определяет переключатель УПД. При установленном переключателе формируется УПД со статусом 1 (СЧФДОП).  

 Если переключатель УПД не установлен, формируется электронный документ со статусом 2 (ДОП).

Почему ЭДО не принимает УПД в XML?

При загрузке в систему ЭДО или отправки документа может выдаваться сообщение об ошибки. Система не пропустит документ в неправильном формате или с неверно заполненным полем. Чаще всего проблемы возникают в следующих случаях:

• отсутствие обязательных реквизитов (ИНН, КПП, дата или номер документа);

• неверный формат даты или номера;

• наличие лишних символов (кавычки, пробелы, переносы строк);

• неверный код единицы измерения (не соответствует классификатору)

Учетные системы 1С выпускают релизы в соответствии с действующим законодательством. При формировании УПД в XML-формате в программах 1С важно следить за актуальностью релизов и установкой патчей исправления.

Почему не выгружается УПД в XML?

При попытке выгрузить УПД в файл в программах 1С может выдаваться ошибка. 

Рассмотрим наиболее распространенные причины возникновения ошибки.

1. Не заполнена дата договора.

Открываем карточку договора и указываем дату договора в поле «от:».





2. Заполнение адреса организации или контрагента не по классификатору либо вообще отсутствие адреса.



Для решения проблемы в карточке организации/контрагента заполняем адреса по классификатору (юридический, фактический, почтовый).

Для проверки корректности введенного адреса можно нажать кнопку «Проверить заполнение».

3. В документе присутствует номенклатура с единицей измерения, созданной не из классификатора.

 Для устранения проблемы необходимо проверить карточки номенклатуры, указанной в документе. В номенклатуре открываем классификатор единиц измерения.

 Для корректной выгрузки необходимо, чтобы у единицы измерения код соответствовал классификатору ОКЕИ.

  

Для добавления единицы измерения из классификатора ОКЕИ нажимаем кнопку «Подбор из ОКЕИ». Встаем на нужную единицу и нажимаем «Выбрать». Откроется форма сохранения, в которой нажимаем «Записать и закрыть».

Добавленную из классификатора единицу измерения выбираем в карточке номенклатуры и сохраняем изменения. После этого перезаписываем документ и выгружаем в файл.

Сервис 1С-ЭДО

Сервис 1С-ЭДО позволяет обмениваться документами прямо из программ 1С за пару кликов. При отправке УПД программа автоматически преобразует его в формат XML. Дополнительной интеграции ЭДО не потребуется, ведь сервис документооборота встроен в типовые программы 1С. Использование сервиса 1С-ЭДО поможет:

• сократить затраты на внедрение и эксплуатацию ЭДО;

• ускорить и упростить обмен документами с контрагентами;

• отслеживать статусы документов, контролировать сроки их исполнения непосредственно в учетной системе;

• оперативно получать исправления и обновления, связанные с новыми форматами

Итоги и выводы