При отправке работника в деловую поездку организация должна руководствоваться ст. 166 – 168 ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Служебная командировка в соответствии с ст.166 ТК РФ это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Отправить в деловую поездку можно только работника, с которым заключен трудовой договор.
Персоналу, направленному в командировку в соответствии со Ст. 167 ТК РФ гарантируется сохранение рабочего места и среднего заработка, а также возмещение расходов связанных с поездкой.
Перечень расходов, которые возмещаются сотруднику
Согласно Ст.168 ТК РФ организация обязана возмещать такому работнику ряд определенных расходов.
К таким расходам относятся:
- расходы на проживание, найм жилого помещения;
- суточные;
- другие согласованные с работодателем расходы понесенные работником находящемся в поездке.
Список документов для оформления в командировку
-
Приказ о направлении Т-9, Т-9а;
-
Служебное задание Т-10а;
-
Служебная записка от работника, оформляется в произвольной форме;
-
Командировочное удостоверение Т-10;
-
Авансовый отчет АО-1;
-
Отчет о выполнении служебного задания, оформляется в произвольной форме.
На период нахождения сотрудника в поездке гарантируется сохранение среднего заработка Ст 168 ТК РФ.
Для расчета поездки в общем случае определяется среднедневный заработок за один рабочий день. Если сотрудник работает на графике с суммированным учетом рабочего времени, то для расчета среднего рассчитывается среднечасовой заработок.
Среднедневный - исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, учитываемые в соответствии с п. 15 Положения № 540, на количество фактически отработанных в этот период дней.
Среднечасовой - исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные часы в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, учитываемые в соответствии с п. 15 Положения № 540, на количество часов, фактически отработанных в этот период.
Расчетный период для расчета среднего заработка составляет 12 календарных месяцев, предшествующих дате начала события.
Рассмотрим пример отражения дней командировки в программах "1С:Зарплата и управление персоналом" ред 3.1 и "1С:Бухгалтерия предприятия" ред 3.0.
Пример: Иванов А.А в период с 20.04.2026 по 23.04.2026 был направлен в служебную командировку.
Отражение командировки в программе "1С:ЗУП" 3.1
В настройках функциональности необходимо установить функциональную опцию по учету командировок.
В разделе «Настройки» – «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний» на вкладке «Учет отсутствий» устанавливаем галку «Командировки», если в организации ведется учет внутрисменных отсутствий, то устанавливаем галку «В том числе внутресменные».
После включения функциональной опции в программе появится документ «Командировка» и «Командировка группы».
В разделе «Кадры» – «Командировки» создаем новый документ.
В открывшемся документе заполняем поля:
-
«Месяц» указываем месяц в котором будет отражен расчет командировки;
-
«Организация» - организация в которой работает сотрудник;
-
«Сотрудник» выбираем работника, который направлен в поездку.
На вкладке «Главное»:
-
если работник был в поездке неполный день, то устанавливаем галку «Командировка на неполный день».
В примере служащий отсутствовал с 20.04.2026 по 23.04.2026, поэтому галку не ставим;
-
В полях «Дата начала» и «Дата окончания» указываем дату начала и дату окончания события;
-
Если в "1С:ЗУП" ведется штатное расписание и необходимо освободить ставку на период командировки сотрудника, то ставим галку «Освободить ставку на период отсутствия».
-
В разделе «Расчет командировки» несколько вариантов, как рассчитать сумму:
-
Рассчитать период командировки целиком в текущем документе – оплата за весь период будет начислена в текущем документе;
-
Рассчитывать переходящий период командировки с авансом и зарплатой – в текущем документе будет оплачена только часть, приходящаяся на первый месяц поездки. На оставшийся период работнику будет назначено временное плановое начисление, которое будет сделано при последующем авансовом начислении и (или) зарплаты. При этом в качестве среднего заработка будет использовано значение, рассчитанное при отправлении в командировку;
-
Рассчитывать командировку с авансом и зарплатой - расчет оплаты поездки будет произведен в документах начисления аванса и зарплаты. При этом в документе Командировка будет подсчитан средний заработок, а оплата за время выезда будет рассчитана в документах Начисление зарплаты за первую половину месяца или Начисление зарплаты и взносов.
В поле «Средний заработок» "1С:ЗУП" автоматически рассчитывает средний заработок работника.
Для того, чтобы проверить расчет можно распечатать печатную форму расчета среднего. Из документа по кнопке «Печать» выбираем «Расчет среднего заработка».
В печатной форме расшифровываются суммы заработка за год, суммы премии и отработанное время.
Также расчет начисленной суммы можно посмотреть, нажав на пиктограмму «карандаш» около среднего заработка.
В поле «Начислено» автоматически подсчитывается оплата за время нахождения в поездке
В поле «Удержано» рассчитываются исчисленный НДФЛ и прочие постоянные удержания, назначенные для работника.
В поле «Выплата» указываем вариант, когда планируется выплатить начисленное – С авансом, В межрасчетный период или С зарплатой.
Поле «Планируемая дата выплаты» заполняется датой выплаты в зависимости от заполнения поля Выплата и может быть скорректирована вручную.
На вкладке «Начислено подробно» в табличной части отображаются подробные данные об оплате за время нахождения в поездке.
Если организация находится на территории, где рассчитывается районный коэффициент, то на вкладке будет несколько строк с начислением: сумма с основной базы и рассчитанная сумма доли районного коэффициента.
На вкладке «Стаж ПФР» указывается информация в случае, если сотрудник отправлен в командировку с изменившимися территориальными условиями и этот факт необходимо отразить в стаже для СФР.
На вкладке «Дополнительно» можно указать место назначения поездки и и другие данные для заполнения печатных форм. Если способ отражения в регламентированном учете полученных сумм по командировке отличается от способа отражения по сотруднику, то в поле «счет, субконто» указываем способ отражения.
Из документа можно распечатать следующие печатные формы:
-
Т-9 приказ о направлении в командировку;
-
Т-10 командировочное удостоверение;
-
Т-10 служебное заданием;
-
информацию о расчете средней заработной платы.
В журнале «Командировки» можно создать документ «Т-9а» - поездка группы работников.
Из документа можно распечатать приказ на командировку Т-9а.
Следует обратить внимание, что ввода одного документа «Командировка группы» недостаточно для расчета и регистрации указанных в нем служебных командировок. После его заполнения следует отразить командировки документами Командировка. Непосредственно из документа по ссылке «Оформить недостающие отсутствия» можно создать документы командировки на каждого сотрудника.
Отражение командировки в "1С:Бухгалтерия предприятия" 3.0
В "1С:Бухгалтерия" учет нахождения работника в служебной поездке не автоматизирован.
Необходимо самостоятельно рассчитать среднюю зарплату служащего и сумму к начислению.
Для того, чтобы отразить начисление командировки в 1С, необходимо создать начисление.
В разделе «Зарплата» – «Настройка зарплаты» – «Начисления» добавляем новый вид начисления Командировка.
Задаем настройки:
В документе «Начисления заработной платы» заполняем документ по кнопке «Заполнить» или кнопке «Подбор».
Программа рассчитает работнику оклад, необходимо скорректировать количество отработанных дней и при необходимости сумму оклада.
По кнопке «Начислить» выбираем созданный вид начисления Командировка и вносим рассчитанную вручную сумму.
В документе Начисления заработной платы получим:
Печатные формы в "1С:Бухгалтерия" 3.0 для направления в рабочую поездку отсутствуют.
Статью подготовила аналитик программ 1С компании Техно-линк.
Если у вас остались вопросы, напишите нам по email: zakaz@tlink.ru или позвоните по телефону +7(343) 288-75-45
