Что такое электронные перевозочные документы (ЭПД)

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это цифровые аналоги традиционных бумажных документов, сопровождающих перевозку грузов: транспортной накладной, сопроводительной ведомости, путевого листа и других. ЭПД формируются, подписываются и передаются в электронном виде через специальные системы обмена данными.

Ключевые особенности ЭПД:

  • юридическая равнозначность бумажным документам;

  • подписание электронной подписью (ЭП);

  • передача через операторов электронного документооборота (ЭДО);

  • хранение в цифровом формате;

  • возможность автоматической обработки данных.

ЭПД обязательны с 1 сентября 2026 года для всех участников грузоперевозок на территории РФ

Это закреплено в соответствующих нормативных актах.

Важно! Обязательство по использованию ЭПД распространяется не только на перевозчиков.

Задействован широкий круг участников логистической цепочки:

  • перевозчики — компании и ИП, осуществляющие транспортировку грузов;

  • грузоотправители — организации, передающие груз к перевозке;

  • грузополучатели — компании, принимающие груз;

  • экспедиторы — организации, организующие перевозку;

  • собственники транспорта — если они не являются непосредственными перевозчиками;

  • платёжные агенты — при наличии финансовых операций в цепочке перевозки.

ЭПД.png

Основные виды ЭПД, используемые в грузоперевозках:

  1. Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — основной документ, подтверждающий договор перевозки.

  2. Электронный путевой лист (ЭПЛ) — документ для учёта работы транспортного средства и водителя.

  3. Электронная сопроводительная ведомость — для контейнерных перевозок и перевозок сборных грузов.

  4. Электронный заказ‑наряд — при фрахтовании транспортного средства.

  5. Электронный договор фрахтования — соглашение о предоставлении транспортного средства для перевозки.

  6. Электронные документы для международных перевозок (CMR и др.).

Процесс обмена ЭПД включает несколько этапов:

  1. Создание документа — грузоотправитель формирует ЭПД в своей учётной системе.

  2. Подписание ЭП — документ подписывается электронной подписью уполномоченного лица.

  3. Отправка через оператора ЭДО — документ передаётся оператору, который обеспечивает его доставку получателю.

  4. Подтверждение получения — грузополучатель или перевозчик подтверждает получение документа.

  5. Подписание со своей стороны — участники сделки подписывают документ своими ЭП.

  6. Фиксация в системе — оператор фиксирует все действия с документом и обеспечивает его хранение.

  7. Передача данных в контролирующие органы — при необходимости данные автоматически передаются в ФНС, Ространснадзор и другие ведомства.

Для перехода на ЭПД необходимо уже сейчас:

  • Получить сертификат электронной квалифицированной электронной подписи на руководителя (ИП) или сертификат квалифицированной электронной подписи.

  • Оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для сотрудников.

  • Подключиться к одному из аккредитованных операторов, который предоставляет услуги по передаче электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ИС ЭПД.

  • Предоставить доступ к сервису для сотрудников компании или работников ИП с МЧД и назначить администратора. При необходимости можно дать доступ водителям.

  • Заключить соглашения с контрагентами о переходе на ЭПД.

  • Провести тестовый обмен документами с партнёрами и оператором ЭДО.

ЭПД должны соответствовать следующим требованиям:

  • содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством;

  • подписываться квалифицированной электронной подписью (КЭП);

  • передаваться через аккредитованного оператора ЭДО;

  • храниться в неизменяемом виде в течение установленного срока (обычно 5 лет);

  • быть доступными для проверки контролирующими органами;

  • соответствовать форматам, утверждённым ФНС и Минтрансом.

Переход на электронные документы даёт участникам перевозок ряд преимуществ:

  • Экономия времени — оформление и передача документов занимают минуты вместо часов или дней.

  • Снижение затрат — сокращение расходов на бумагу, печать, доставку и хранение документов.

  • Минимизация ошибок — автоматизация заполнения и проверки данных снижает вероятность ошибок.

  • Повышение прозрачности — все этапы движения документа отслеживаются в режиме реального времени.

  • Упрощение отчётности — данные из ЭПД автоматически попадают в учётные системы и отчёты.

  • Безопасность данных — электронная подпись и защищённые каналы связи предотвращают фальсификации.

  • Лёгкость проверок — контролирующие органы могут получить доступ к документам без необходимости их распечатки.

  Переход на ЭПД имеет нюансы в зависимости от отрасли:

  • Розничная и оптовая торговля — высокая частота перевозок требует быстрой обработки документов и интеграции с учетными системами.

  • Промышленность — крупные партии грузов и долгосрочные контракты предполагают работу с большими объёмами данных.

  • Сельское хозяйство — сезонность перевозок требует гибкости в планировании и оформлении документов.

  • Строительство — перевозки негабаритных и опасных грузов требуют специальных отметок в ЭПД.

  • Международные перевозки — необходимость соблюдения требований иностранных регуляторов и форматов (например, CMR).

При перевозке особых грузов в ЭПД добавляются специальные отметки и сведения:

  • опасные грузы — класс опасности, номер ООН, сведения о маршруте;

  • алкоголь - ЭПД должен содержать все сведения, необходимые для учёта в системе ЕГАИС;

  • лекарственные средства - детализация данных о товаре, партии и сопровождающих документах.

Распространённые ошибки при внедрении ЭПД и способы их предотвращения:

  1. Неправильная настройка интеграции — проверьте совместимость учётной системы с оператором ЭДО до запуска.

  2. Несоблюдение форматов документов — используйте шаблоны, утверждённые регуляторами.

  3. Проблемы с электронной подписью — заранее получите КЭП для всех ответственных лиц или проверьте их актуальность, если они уже есть. Если документы подписывает не руководитель, нужна МЧД.

  4. Неготовность контрагентов — согласуйте переход на ЭПД с партнёрами заранее.

  5. Недостаточное тестирование — проведите пилотный обмен документами перед полномасштабным внедрением.

  6. Игнорирование требований хранения — убедитесь, что оператор ЭДО обеспечивает хранение документов в течение требуемого срока.

  7. Отсутствие обучения сотрудников — подготовьте инструкции для пользователей.

ЭПД.png

Переход на ЭПД — это важный шаг к цифровизации логистики. Подготовка к нему требует внимания к деталям, но даёт долгосрочные преимущества в виде экономии, скорости и прозрачности операций.

Рекомендуем не медлить с переходом на ЭПД. На внедрение потребуется время (от двух месяцев). Чем позже организация займется переходом на ЭПД, тем более высока вероятность, что 1 сентября возникнут проблемы с отгрузкой/получением товара.

Помочь с переходом на ЭПД? Звоните: +7(343) 288-75-45 или оставьте заявку на обратный звонок.