Программы 1С позволяют вести учет не ограниченному числу пользователей (ограничение накладывается только на уровне приобретенных лицензий). Очень часто в компаниях необходимо ограничить доступ пользователя к тем или иным документам, или разграничить права по организациям.
Для этого разработан механизм настройки прав пользователей. Рассмотрим его на примере Бухгалтерии ред 3.0. Он подходит и для большинства других программ 1С.
1. Профили групп доступа
Первое что необходимо сделать - это определиться, какие права необходимы тому или иному пользователю, и будут ли они совпадать. Как правило, пользователю назначают определённые роли для работы в программе. Назначают их через Профиль группы доступа.
Профиль группы доступа – это набор определенных ролей, содержащий описание видов доступа.
В программе уже существуют предопределенные виды доступа, но при необходимости, можно добавить свои.
Заходим Администрирование – Настройка пользователей и прав – Профили групп доступа
Видим список доступных групп доступа
Если мы зайдем в группу доступа, которая идет с поставкой 1с, то видим, что у неё не доступны роли для редактирования.
Роль определяет совокупность действий над объектами программы, которые может выполнять пользователь.
Если в организации данные группы доступа не подошли, то можно настроить свою группу, выбрав в ней имеющиеся в программе роли.
Создаем новый профиль по кнопке «Добавить», и отмечаем необходимые роли. По кнопке «Только выбранные» будут отражены только те роли, которые отмечены галочками. Чтобы увидеть весть список доступных ролей, кнопка должна быть отжата.
Создадим Профиль Аудитор, с возможностью только просмотра документов. Отмечаем галочками подходящие роли.
2. Формируем список пользователь
После того, как настроили необходимые профили группы доступа, можем вносить пользователей в базу.
Заходим: Администрирование – Настройки пользователей и прав – Пользователи.
По кнопке «Создать» создаем нового пользователя.
Заполняем поля Полное имя – обычно это ФИО сотрудника, в поле Физическое лицо можно указать соответствующее ему физическое лицо из справочника. Ставим галочки «Вход в программу разрешен», «Аунтефикация 1С Предприятия», если необходимо, чтобы пользователя при входе можно было выбрать из списка, то отмечаем «Показывать в списке выбора», иначе сотруднику придется вручную вносить данные, которые указаны в поле «Имя (для входа)»
По кнопке «Установить пароль» устанавливаем сотруднику пароль для входа в базу.
Нажимаем кнопку «Записать» и переходим по ссылке «Права доступа»
Здесь как раз и отражаются Профили группы доступа. Выбираем необходимые профили. Иванов И.П. у нас будет аудитор, поэтому добавим его в «Профиль аудитор».
Если у пользователя указано несколько профилей доступа, и в одном из них определённые действия запрещены, а в другом разрешены, то для пользователя действия будут считаться разрешенными.
3. Разграничение прав пользователей на уровне организаций.
Программа позволяет максимально гибко настраивать доступ к справочникам, документам и другим данным.
Для этого в настройках необходимо поставить галочку «Ограничение доступа на уровне записей».
Заходим Администрирование – Настройка пользователей и прав
После данной настройки, вернемся в профили группы доступа. У нас появилась дополнительная вкладка «Ограничение доступа».
Теперь можно ограничить права по виду доступа.
Под видом доступа понимается правила, по которым пользователя разрешается или запрещается доступ к данным программы.
Например, если в базе ведется несколько организаций, аудитор должен видеть данные только по одной организации, например, ООО «Конфетпром».
Настроим права.
Аудитор - Иванов Иван Петрович. Мы его добавили в группу доступа «Профиль аудитора». Теперь в этом профиле на вкладке «Ограничение доступа» добавим вид «Организации» и выберем значение доступа «Все запрещены, исключение назначаются в профиле» и в нижнем поле выбираем необходимую организацию.
Сохраняем изменения и зайдем в базу под пользователем Иванова Ивана Петровича.
Заходим в журнал документов «Реализация товаров и услуг» и видим, что для выбора нам доступна только одна организация ООО «Конфетпром».
Следует обратить внимание, что настройка прав возможно только пользователю, у которого есть права администратора.
В случае, когда типовых ролей недостаточно для задания прав пользователя, или ограничение на уровне записей не покрывают потребности организации, то требуемые настройки может доработать программно программист 1С.
4. Персональные настройки пользователей.
Часто встречается ситуация, когда один из пользователей настроил у себя командный интерфейс программы и часть отчетов в более удобной для него форме и данные настройки необходимо сделать и другим пользователям.
В разделе Администрирование – Настройка пользователей и прав – Персональные настройки пользователей есть функционал копирования данных настроек.
Заходим в «Настройки пользователя». Открывается форма настроек для конкретного пользователя, где мы видим три вкладки настроек. На каждой из вкладок отражены измененные настройки у пользователя. На вкладке «Внешний вид» отражаются какие разделы в интерфейсе или отчетах были изменены. На вкладке «Настройка отчётов» список измененных отчетов.
В форме присутствуют кнопки «Скопировать другим» и «Скопировать от», которые позволяют копировать настройки пользователя.
Обратите внимание! Настройки отчетов можно скопировать, только если они доступны всем пользователям, те отчеты, которые доступны только автору, скопированы не будут, программа выдаст сообщение:
Скопируем отчет «Задолженность покупателей с ИНН» для пользователя Ларионова. Для этого нажимаем кнопку «Скопировать другим» и отмечаем пользователей, которым необходимо перенести эти настройки.
Теперь в настройках выбираем пользователя Ларионову и видим, что у неё появился данный отчет.
В разделе «персональные настройки пользователей» можно сразу скопировать необходимы данные.
Переходим по ссылке, и программа показывает от какого пользователя и каким пользователям копировать настройки и можно выбрать какие настройки копировать.
5. Дата запрета редактирования данных.
Ещё одной из настроек пользователя – это дата запрета редактирования данных.
Необходима она для того, чтобы после закрытия периода исключить возможность случайного изменения документов прошлого периода.
Заходим в раздел Администрирование – Настройка пользователей и прав – Дата запрета изменения данных. Ставим галочку «Дата запрета изменения» и появляется ссылка «Настроить».
Заходим в настройки.
Дату запрета можно установить общую для всех пользователей, конкретному пользователю или по организации. Также при необходимости дату запрета можно установить по разделам учета.
Установим дату запрета для пользователя Абрамов. Переходим на вкладку «По пользователям», по кнопке «Подобрать» выбираем необходимого пользователя, выделяем его и внизу появляется «Настройка для пользователя Абрамов».
Ставим дату запрета произвольная и указывает дату. Документы до этой даты, будут закрыты для редактирования, но в них можно будет зайти посмотреть данные и распечатать документы.
6. Персональные настройки (значения по умолчанию).
В меню Главное – Персональные настройки для пользователя можно задать значения по умолчанию.
Эти данные будут автоматически вставать при создании нового документа.
Можно настроить дату. Если, например, необходимо на определенную дату внести большое количество документов, то ставим переключатель «Другая дата», указываем её. Тогда при создании нового документа программа будет автоматически проставлять эту дату.
Ещё одна из настроек «Показывать счета учета в документах», если галочка стоит, то у пользователя в документах отражаются колонки «Счета учета». Необходима она в основном бухгалтерам, для менеджера эту галочку можно снять, т.к. у него нет необходимости видеть эти данные.Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.
Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45.
*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)