В процессе работы у кадровика либо бухгалтера часто возникает необходимость сформировать список сотрудников компании по каким-либо определенным критериям. Рассмотрим самые популярные варианты: например, руководитель поставил задачу кадровику предоставить перечень сотрудников с личными данными (дата рождения, паспортные данные, ИНН, Снилс). При правильном ведении учета и заполнения личных карточек сотрудников все эти данные можно оперативно сформировать в программе. Заходим в раздел Кадры-Кадровые отчеты-Личные данные сотрудников.
В открывшейся форме нужно установить отбор по дате, организации (в случае если в базе их несколько), далее нажимаем кнопку Настройка, здесь мы можем добавить отборы по сотрудникам, если нужны не все, либо по должностям. Для настройки вывода необходимых параметров переключаем Вид на расширенный
Переходим на вкладку Поля и сортировка, галочками отмечаем необходимые значения для вывода в отчет.
Далее нажимаем Закрыть и сформировать. Проверяем результат.
Если список сформировался с ФИО не в алфавитном порядке, то потребуется сделать дополнительную настройку. В разделе Настройки-Дополнительные Настройки:
Указать необходимые приоритеты для формирования отчетов.
Рассмотрим следующую задачу. Бухгалтеру нужно сформировать список работающих физических лиц с номерами телефонов и адресами электронных почт. Эти данные так же хранятся в карточке сотрудника, чтобы вывести общий список заходим в Кадры-Кадровые отчеты-Контактная информация сотрудников.
Принцип работы с отчетом аналогичен предыдущему случаю, устанавливаем даты формирования отчета, выбираем организацию, идем в настройке, задаем необходимые параметры. Проверяем сформировавшийся отчет. В список попадут те сотрудники, у которых требуемые данные заполнены в личной карточке.
Так же может возникнуть потребность в отчете по занимаемым должностям и условиям труда для анализа данных руководителю. Под эти нужды есть отдельный отчет, находится он так же в списке кадровых отчетов, называется Штатные сотрудники. Схема формирования однотипная, через настройки задали нужные отборы:
Сформировали, распечатали либо сохранили на ПК, так же если настроена учетная запись для отправки писем из программы, то можно полученный отчет сразу отправить адресату.
Сейчас разберем более нестандартные запросы, к примеру, поступил запрос сверху предоставить список сотрудников, уволенных за 2018-2019г. Для выполнения задачи есть несколько вариантов: для начала можно сформировать одноименный отчет из списка кадровых отчетов-Уволенные сотрудники
В открывшейся форме отчета переходим в настройки и устанавливаем отборы по дате увольнения: больше либо равно 01.01.2018 и меньше либо равно 31.12.2019, нажимаем закрыть сформировать
Таким образов в отчет попадут все уволенные за период с 2018 по 2019г.
Эти же данные можно вывести через отчет Кадровые изменения.
В шапке отчета задаем требуемый период 01.01.2018 по 31.12.2019г, переходим в настройки и устанавливаем Вид события-увольнение.
Полученный результат будет соответствовать предыдущему отчету, вопрос выбора отчета в данном случае остается на усмотрение пользователя.
В заключении рассмотрим еще один быстрый и простой способ формирования отчета по кадровым данных сотрудников. Заходим в раздел Кадры-Сотрудники, в этой форме переходим по кнопке Еще-изменить форму
отмечаем пункты, которые необходимы нам в отчете, далее нажимаем Применить
Затем снова кнопка Еще-вывести список-ОК.
Полученный результат сохраняем либо распечатываем.
Так же напоминаем, что периодически необходимо актуализировать персональные данные сотрудников, такие как паспортные данные. В программе реализована дополнительная проверка по ведению учета, при заполненных паспортных данных и дате рождения, при достижении сотрудником возраста смены паспорта в списке сотрудников будет выходить дополнительное предупреждение, для его анализа нужно открыть карточку сотрудника и будет доступно пояснение.
В данном ситуации необходимо связаться с сотрудником и запросить новые паспортные данные и ввести их карточку сотрудника по ссылке Личные данные
Далее по синей ссылке История изменения документа, удостоверяющего личность. Откроется окно для ввода данных по новому документу, затем ОК, Записать и закрыть.
Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.
Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45.
*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)