Удобная Бухгалтерия!
Многие из вас получают счета на оплату и другие документы по электронной почте с подписью и печатью.
А знаете ли вы, что у вас есть возможность отправлять такие документы непосредственно из программы 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0?
Всё, что необходимо сделать для этого - подготовить файлы сканов печати организации и подписей ответственных лиц и загрузить их в программу.Подробнее (развернуть)
В программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0) в печатной форме документов "Счет покупателю", "Реализация (акт, накладная)" можно вывести факсимильные подписи должностных лиц, логотип и печать организации. Возможность настройки факсимильных подписей и печати в документе "Реализация (акт, накладная)" появилась с релиза 3.0.78.
Факсимиле руководителя организации, главного бухгалтера и кассира настраиваются в карточке организации. Факсимиле других сотрудников настраиваются в справочнике "Сотрудники" по ссылке "Подпись". Для отображения факсимиле в документах необходимо открыть печатную форму документа (по кнопке "Печать") и установить флажок "Подпись и печать". Обратите внимание: если в карточке организации не было установлено ни одного факсимиле, этот флажок не является активным (поэтому для отображения факсимиле сотрудника в документах необходимо, чтобы в карточке организации была настроена хотя бы одна факсимильная подпись).
- Раздел: Главное – Организации.
- Откройте карточку организации.
- Раскройте блок "Подписи" и проверьте список ответственных лиц, имеющих право подписи, и их должности (руководитель, главный бухгалтер).
- Раскройте блок "Логотип и печать". По соответствующей ссылке под каждым полем "Логотип", "Печать", "Подпись руководителя", "Подпись главного бухгалтера" загрузите предварительно подготовленные отдельные файлы с изображениями в формате PNG.
- Для создания файлов с образцами подписей и оттиском печати организации можно перейти по ссылке в программе: Инструкция "Как создать факсимильную подпись и печать"
- В поле "Дополнительные условия для подстановки в счет" можно выбрать информацию, которая будет выводиться в счете, текст условий можно изменить или добавить в него новые условия.
- По ссылке "Предварительный просмотр печатной формы "Счет покупателю" откройте форму для просмотра результата.
- Кнопка "Записать и закрыть".
- Для настройки факсимиле других сотрудников откройте справочник "Сотрудники" (раздел: Зарплата и кадры - Сотрудники), выберите сотрудника и перейдите по ссылке "Подпись". Загрузите предварительно подготовленный отдельный файл с изображением подписи в формате PNG (так же, как это описано в п.4)
Чтобы в документе "Счет покупателю" установить факсимиле сотрудника (из справочника "Сотрудники"), перед открытием печатной формы перейдите по ссылке "Реквизиты продавца и покупателя" и укажите сотрудника в полях "Руководитель" и (или) "Главный бухгалтер". Затем откройте печатную форму (по кнопке "Печать") и установите флажок "Подпись и печать".
Чтобы в документе "Реализация (акт, накладная)" установить факсимиле сотрудника (из справочника "Сотрудники"), перед открытием печатной формы перейдите по ссылке "Подписи" и укажите сотрудника в полях "Руководитель" и (или) "Главный бухгалтер" и (или) "Отпуск произвел". Затем откройте печатную форму (по кнопке "Печать") и установите флажок "Подпись и печать".
Это вы делаете для того, чтобы документ был юридически значимым, а для отправки документа клиенту прямо из 1С, необходимо подключить в вашу программу имеющуюся учетную запись электронной почты.
Подробнее (развернуть)
В "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3.0) для отправки писем непосредственно из программы необходимо настроить учетную запись электронной почты. Настройка выполняется автоматически при первой отправке письма, если в адресе электронной почты указано название почтового сервера (например, ХХХХ@mail.ru или ХХХХ@gmail.com, или ХХХХ@yandex.ru и т.п.). При этом нужно указать адрес электронной почты и пароль, после чего остальные настройки выполнятся автоматически и будет создана учетная запись электронной почты. Если в адресе электронной почты название почтового сервера не указано (например, корпоративная почта ХХХХ@1с.ru), то настройка учетной записи электронной почты выполняется вручную системным администратором организации. Если необходимо создать несколько учетных записей или создать учетную запись для корпоративной почты, выполните следующее:
- Раздел: Администрирование – Органайзер.
- Перейдите по ссылке "Учетные записи электронной почты".
- По кнопке "Создать" откроется форма для создания новой учетной записи электронной почты:
- в поле "Адрес почты" укажите адрес электронной почты, в поле "Пароль" введите пароль для электронной почты на почтовом сервере;
- в поле "Имя отправителя" можно изменить имя, которое будет указываться в подписи исходящих сообщений;
- если у электронной почты название почтового сервера указано в адресе (например, ХХХХ@mail.ru), то установите переключатель в положение "Определять параметры подключения автоматически" и по кнопке "Создать" автоматически будет создана новая учетная запись электронной почты.
- если у электронной почты название почтового сервера не указано в адресе (например, ХХХХ@1с.ru), то установите переключатель в положение "Настроить параметры подключения вручную" и по кнопке "Далее" укажите данные, запрашиваемые программой. Если данные указаны корректно, будет создана новая учетная запись электронной почты. Если данные указаны некорректно, появится сообщение "Не удалось определить настройки подключения" и учетная запись создана не будет. По кнопке "Настроить вручную" проверьте и измените указанные параметры и повторите настройку.
Поскольку для выполнения этих двух задач необходимы определенные навыки и время, которых у вас может не быть, наши специалисты готовы помочь вам: +7(343)288-75-45
После настройки вы отправляете документы всего парой кликов мышкой.
Вот как это выглядит на примере счета на оплату:
Если в информационной базе настроены факсимильные подписи должностных лиц, то установите флажок "Подпись и печать".
Для отправки файла со счетом покупателю нажмите кнопку в виде конверта (в документе или в списке документов).
После этого откроется форма для формирования файла выбранного формата.
А затем форма "Отправка сообщения", в которой следует проверить и при необходимости отредактировать данные.
По кнопке "Отправить" перешлите сформированный файл адресату.
Звоните нам, мы сделаем, чтобы вам было удобно: +7(343)288-75-45
