1С:Архив

"1С:Архив" – это универсальная система, обеспечивающая надежное долговременное хранение документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. "1С:Архив" разработан на основе нормативно-правовых актов по архивному делу, поддерживает операции хранения документов – от попадания в архив до уничтожения – и не имеет ограничений на объем хранимых данных.

"1С:Архив" сопровождается методологической поддержкой в виде организационных документов по хранению, входящих в состав "Комплекта нормативных документов" к "Методике управления документами и совместной работой", разработанной специалистами фирмы "1С".

Использование "1С:Архива" позволяет организовать единое хранилище всех бумажных и электронных документов из разных информационных систем, вести архивный учет в соответствии с требованиями Росархива и снизить нагрузку на учетные системы. Продукт подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей.

Функциональные возможности 1С:Архив

Комплектование архива

• Загрузка контейнеров документов из файлов установленного формата.
• Возможность выгрузки таких файлов из конфигурации «Документооборот КОРП» редакции 3.0.
• Загрузка НСИ из систем-источников (организации, подразделения, сотрудники и др. справочники).
• Выгрузка элементов НСИ из конфигурации «Документооборот КОРП».
• Предварительная проверка целостности пакета, проверка электронной подписи (ЭП).
• Усовершенствование ЭП до формата архивного хранения CAdES-Av3.
• Автоматическое добавление в контейнеры копий файлов в формате PDF/A с визуализацией ЭП в случае их отсутствия.
• Распознавание текстов файлов контейнера для полнотекстового поиска.
• Присвоение архивных шифров принятым документам и делам.
• Отправка файла-ответа для системы-источника.
• Удаление файлов документа-источника в «1С:Документообороте» после получения подтверждения о принятии в архив, проставление отметки о передаче в архив в карточке.

• Создание архивных карточек документов.
• Ведение списка фондов.
• Формирование сводных описей и их годовых разделов.
• Периодическая проверка целостности.
• Добавление в ЭП новых архивных меток времени по мере истечения срока действия сертификатов предыдущих меток.

• Доступ из карточки «1С:Документооборота» в соответствии с правами, установленными в программе «1С:Документооборот».
• Возможность скачать контейнер с помощью веб-сервиса.
• Поиск документов.
• Возможность просмотра документов в виде иерархии: «Фонд — Сводная опись — Годовой раздел описи — Дело».
• Формирование печатных форм: «Лист фонда», «Книга учета поступлений документов», «Годовой раздел сводной описи дел» и др.
• Протоколирование действий с документами.

• Автоматический подбор документов/дел к уничтожению.
• Возможность оформления уничтожения вручную.
• Передача информации об уничтожении для системы-источника.
• Удаление файлов уничтоженного документа в «1С:Документообороте» и в «1С:Архиве». 

Нормативная база

«1С:Архив» является составной частью документной системы организации, обеспечивающей управление документами и доступ к ней.

«1С:Архив», как документная система, соответствует требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», поддерживая на протяжении срока хранения такие свойства документа, как аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования.

В соответствии с ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечить хранение своих архивных документов в соответствии с законодательными и нормативными актами, определяющими правила работы с архивными документами.

Поэтому в «1С:Архиве» учтены требования следующих нормативных актов:

• ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ,
• ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ,
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (2015),
• Методические рекомендации по применению Правил (2016),
• Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (2019).

«1С:Архив» разработан на основе «Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» (утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69).

Для использования программы "1С:Архив" в многопользовательском режиме необходимы клиентские лицензии "1С:Предприятия 8". Можно использовать ранее приобретенные лицензии или приобрести новые.