1С:Документооборот государственного учреждения 8

Расширение рабочих мест и функциональность программы

Для увеличения числа рабочих мест в организации доступна покупка дополнительных лицензий. Программа «1С:Документооборот государственного учреждения 8» предлагает обширные возможности для автоматизации документооборота, взаимодействия сотрудников, контроля исполнения и анализа дисциплины. При наличии необходимых лицензий поддерживается многопользовательский режим работы как в локальной сети, так и через Интернет, включая доступ через веб-браузеры.

Соответствие стандартам и законодательству

Программа соответствует ключевым нормам и ГОСТам, в том числе:

• ГОСТ Р 6.30-2003: Требования к документам;
• ГОСТ Р 51141-98: Термины и определения по делопроизводству и архивному делу;
• Федеральные законы № 59-ФЗ и № 152-ФЗ, регулирующие обращения граждан и персональные данные;
• Постановления и приказы, устанавливающие правила делопроизводства и межведомственного электронного документооборота.

Функциональные возможности по работе с документами

«1С:Документооборот государственного учреждения 8» позволяет эффективно управлять всеми типами документов. Каждый документ сопровождается регистрационной карточкой, параметры которой соответствуют установленным ГОСТам и рекомендациям Росархива. Поддерживается учет входящих, исходящих и внутренних документов.

Контроль доступа

Доступ к документам и файлам регулируется через настраиваемую систему прав доступа, которая позволяет настраивать возможности чтения, добавления, редактирования и удаления для разных пользователей или групп.

Управление рисками и межведомственный электронный документооборот

Предусмотрены функции для идентификации рисков, планирования мероприятий по управлению рисками и мониторинга. Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) облегчает обмен документами между органами исполнительной власти в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010.

Сервисные возможности

Программа включает инструменты для сканирования документов, электронной почты, контроля версий, а также создания и использования шаблонов документов и файлов. Возможности по штрихкодированию упрощают работу с бумажными и электронными архивами, позволяя быстро находить документы и управлять их версиями.

Поддержка современных стандартов

«1С:Документооборот государственного учреждения 8» разработан на платформе «1С:Предприятие 8.3», что гарантирует высокую производительность, надежность и возможность работы через Интернет, обеспечивая удобный доступ к системе в любых условиях.

Функциональные возможности "1С:Документооборот государственного учреждения 8"

Сканирование и обработка документов Программа поддерживает загрузку документов через сканеры, совместимые с интерфейсом TWAIN, в форматах jpg, pdf и tif, включая многостраничные файлы. Обеспечивается потоковое сканирование с функцией автоматического распознавания штрихкодов и создание многостраничных файлов. Также программа автоматизирует процесс распознавания сканированных изображений и позволяет проводить полнотекстовый поиск по документам.

Электронная почта и обработка сообщений Встроенный почтовый клиент позволяет обрабатывать электронные письма непосредственно в системе, делая их частью документооборота. Пользователи могут отправлять документы по электронной почте прямо из программы, загружать входящие документы и обеспечивать их шифрование и подпись с помощью ЭЦП. Также поддерживается интеграция с внешними почтовыми клиентами, такими как Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird через протокол MAPI.

Просмотр, редактирование и управление версиями Для работы с документами программа использует сторонние приложения или встроенный текстовый редактор, позволяющий просматривать и редактировать текстовые файлы. Управление версиями документов осуществляется через автоматическое сохранение изменений, что позволяет отслеживать историю правок и управлять версиями документов.

Шаблоны документов Пользователи могут создавать и использовать шаблоны для автоматического заполнения документов учетными данными, обеспечивая стандартизацию и ускорение процессов создания документов.

Штрихкодирование Программа автоматически присваивает штрихкоды документам, что упрощает их поиск и учет. Штрихкоды могут быть напечатаны на отдельных листах, на титульных страницах документов или вставлены в документы как изображения.

Электронная подпись и печать регистрационных штампов Поддерживается использование электронных подписей для подтверждения подлинности документов. Печать регистрационных штампов обеспечивает дополнительную идентификацию документов в бумажном виде.

Формирование и управление делами Система позволяет вести учет дел, формировать дела и управлять процессами передачи документов на архивное хранение или уничтожение. Поддерживается создание и печать различных отчетов и форм по делам.

Множественные резолюции и визы согласования Документы могут содержать несколько резолюций, что позволяет учитывать мнения разных участников процесса. Визы согласования помогают отслеживать статус согласования документов и обеспечивают контроль за процессом.

Контроль переданных документов Система предоставляет инструменты для контроля за передачей и возвратом документов, включая ведение соответствующих журналов и отчетов.

Связи между документами "1С:Документооборот" автоматически устанавливает стандартные связи между документами и позволяет настраивать дополнительные связи для облегчения управления связанными документами.

Эти возможности программы "1С:Документооборот государственного учреждения 8" делают её мощным инструментом для комплексной автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных учреждениях.

Автоматизация управления договорами в системе "1С:Документооборот государственного учреждения 8"

Система "1С:Документооборот государственного учреждения 8" обеспечивает полный цикл управления договорными документами, включая:

• Разработку и подготовку проектов договоров;
• Внутреннее и внешнее согласование проектов договоров;
• Ведение регистрации всех документов, связанных с договором, таких как акты и дополнительные соглашения;
• Мониторинг сроков действия договоров и их автоматическое продление в соответствии с установленными правилами;
• Контроль за исполнением финансовых обязательств по договору;
• Проверка наличия всех необходимых сопроводительных документов, включая счета-фактуры;
• Управление возвратом документов, переданных по договору;
• Процессы расторжения договоров.

Переадресация входящих документов Программа позволяет учитывать переадресацию входящих документов во внешние организации и управлять документами, полученными от сторонних организаций, с возможностью контроля сроков их исполнения.

Управление комплектами документов Система предоставляет функциональность для объединения различных документов и файлов в комплекты, чтобы упростить их совместное использование и управление.

Полнотекстовый поиск "1С:Документооборот государственного учреждения 8" поддерживает полнотекстовый поиск по всем документам и файлам, включая содержание и все поля карточек документов. Поиск поддерживает морфологию русского, украинского и английского языков, позволяя пользователю искать документы по частичному совпадению слов или фраз.

Хранение файлов Файлы могут храниться непосредственно в базе данных или на внешних носителях. Система позволяет настраивать условия хранения файлов, включая их размер, расширение или дату создания.

Коллективная работа и бизнес-процессы "1С:Документооборот" включает в себя механизмы для коллективной работы над документами, такие как рассмотрение, исполнение и согласование. Поддерживаются различные типы согласования: параллельное, последовательное и смешанное. Каждый бизнес-процесс может быть настроен с учетом специфических требований организации.

Управление мероприятиями Система позволяет планировать и контролировать различные мероприятия, включая совещания и заседания, с возможностью ведения протоколов и исполнения принятых решений.

Рабочий стол руководителя Рабочий стол руководителя оптимизирован для удобства принятия решений, согласования документов и контроля за выполнением задач, поддерживая работу на различных устройствах, включая планшеты.

Протоколирование действий пользователей Система фиксирует все действия пользователей для обеспечения прозрачности работы и возможности анализа деятельности персонала.

Управление рабочим временем Программа обеспечивает учет рабочего времени и контроль за его использованием, что позволяет оптимизировать загрузку сотрудников и повысить эффективность работы.

Эти функции делают "1С:Документооборот государственного учреждения 8" мощным инструментом для комплексной автоматизации документооборота и управления договорами в государственных и муниципальных учреждениях.