Модуль 1C:PM Управление проектами для 1С:ERP

• Организация и планирование проектных работ
• Разработка содержания и временных рамок проекта
• Разработка планов по объемам и поставкам
• Планирование затрат на субподряды и материалы
• Планирование занятости персонала и трудовых ресурсов
• Мониторинг загрузки и рабочего времени в проектах
• Фиксация реальных данных и событий в проектах
• Управление финансами проектов
• Координация проектных задач
• Версионирование и итерации в проекте
• Сравнение плана и факта в проектной деятельности
• Управление коммуникациями и обменом информацией в проектах
• Управление знаниями
• Оценка проектов и калькуляция стоимости контрактов
• Управление проектными договорами и документацией
• Управление рисками в проектах
• Управление портфелями и программами
• Управление ресурсами проектной организации
• Руководство проектами
• Рабочее место руководителя проектов
• Автоматизация управленческих функций в проектах
• Регистрация и характеристика проектов
• Назначение и смена руководителя проекта
• Утверждение и корректировка плана проекта
• Запуск и приостановка проектных работ
• Возобновление и завершение проектов
• Управление этапами жизненного цикла проекта
• Панель управления для руководителя проектов
• Регистрация и хранение общих сведений о проекте в паспорте проекта, включая данные о руководителе, статусе, подразделении и прочих аспектах.

Жизненный цикл проекта в системе проходит пять основных стадий:

1. Инициация: Зарегистрирование намерения провести проект и назначение руководителя.
2. Планирование: Создание и корректировка предварительного плана с определением необходимых ресурсов и временных рамок.
3. Утверждение: Анализ возможности выполнения проекта и ресурсных конфликтов, утверждение плана.
4. Выполнение: Распределение задач, мониторинг и контроль работ, регулярное обновление плана с учетом фактических данных.
5. Завершение: Регистрация окончания проекта, анализ результатов и отклонений.

Разработка содержимого и временных рамок проекта, структурная декомпозиция, планирование ключевых этапов, определение календарного плана и утверждение базового плана, а также импорт и экспорт данных в/из "MS Project" являются ключевыми элементами управления проектом.

Структура проекта, включающая декомпозицию работ, временные ограничения, вехи и информацию о задействованных ресурсах, может быть задана различными способами:

• Ручной ввод данных через панель управления проектом.
• Импорт и экспорт данных проекта через "MS Project".
• Использование шаблонов, сохраненных в системе.
• Комбинированный метод, где данные берутся из шаблона, добавляются из файла MS Project и дополняются или корректируются вручную.

Система предлагает два подхода к оперативному управлению проектами:

1. С использованием ролевой структуры трудовых ресурсов и матричной модели управления, где проектный руководитель отвечает за план, а функциональный — за исполнение, с назначением ресурсов по ролям.
2. Без ролевой и матричной структуры, где проектный руководитель контролирует как планирование, так и выполнение работ, назначая ресурсы без учета ролей.

Визуальные инструменты системы обеспечивают разнообразные формы представления информации о проекте, включая табличные форматы, деревья данных, диаграммы Ганта, карты вех и сетевые графики.

Организация поставок и объемов работ в проекте Организация объемов работ и поставок в проекте подразумевает ввод в систему информации о ожидаемых итогах задач. Данные о планируемых объемах и поставках проекта фиксируются в количественных и финансовых показателях и могут быть привязаны к началу, середине или завершению задачи.

Разработка плана по материалам и субподрядам Планирование расходов на материалы, оборудование, субподрядные работы и дополнительные затраты включает ввод данных о предстоящих финансовых затратах, необходимых для реализации проектных задач. Вводимые в систему планы по материалам и оборудованию, а также по субподрядам и дополнительным затратам представлены в виде финансовых сумм. Эти затраты могут быть временно распределены и включены в плановый бюджет расходов с детализацией по подразделениям.

Планирование ресурсов и трудозатрат в проекте Система предоставляет возможность назначения руководителя отдельной проектной задачи, который может отличаться от основного руководителя проекта. Особенностью системы является ролевая структура трудовых ресурсов, которая способствует эффективному планированию, управлению и анализу как трудовых ресурсов, так и управления проектом в целом. Каждый сотрудник в системе представлен как уникальное сочетание человеческих и технических ресурсов.

Роль трудового ресурса объединяет квалификацию, должностные обязанности и место в структуре организации. Роли трудовых ресурсов применяются при создании планов проектов, анализе их выполнимости и оперативном планировании нагрузки на ресурсы. Процесс назначения трудовых ресурсов и определения их ролей в проекте включает регистрацию сведений о том, какие ресурсы будут задействованы для выполнения определенных задач, с учетом объема трудозатрат и их стоимости.

Управление рабочим временем и загрузкой в проектах Анализ использования трудовых ресурсов и осуществимости проектов, планирование текущей загрузки специалистов на проектах и контроль рабочего времени представляют собой ключевые элементы ресурсного управления в системе проектного управления.

Анализ Загрузки Ролей и Специализаций В системе предусмотрена функция "Анализ загрузки ресурсов", которая позволяет своевременно выявлять конфликты по ресурсам между утвержденными, текущими и планируемыми проектами организации (ресурсный конфликт).

Система также предлагает отчет для анализа загрузки трудовых ресурсов, предназначенный для оценки планируемой загрузки персонала по различным проектам, задачам, операциям и временным периодам.

Оперативная Загрузка Специалистов В системе имеется инструмент для планирования оперативной загрузки специалистов на проектах, позволяющий распределить почасовое рабочее время между различными задачами в разных проектах.

Для учета рабочего времени по проектам в системе реализован документ "Распределение рабочего времени за неделю", который служит для ввода данных о распределении рабочего времени сотрудника между проектными и внепроектными задачами на протяжении недели, включая учет времени, потраченного непродуктивно.

Регистрация Фактических Данных и Событий Проекта Система предусматривает регистрацию достигнутых объемов работы, затрат на материалы и дополнительных расходов. Также предусмотрен документ для фиксации контрольных событий (прохождение проектных вех).

Сбор и визуализация информации о хозяйственных операциях в рамках проекта осуществляется через обработку "Хозяйственные операции проекта".

Управление Финансами Проектов Система позволяет формировать и обновлять три основных вида бюджетов: бюджет расходов, бюджет доходов и бюджет движения денежных средств каждого проекта. Элементы этих бюджетов организованы по проектным задачам, статьям, контрагентам и договорам.

Автоматическое формирование бюджета расходов происходит на основании запланированных затрат на привлечение ресурсов и распределение этих сумм по статьям затрат, что настраивается пользователем. Ключевая особенность системы — это гибкая привязка элементов бюджета к временным периодам, что позволяет автоматически пересчитывать финансовые планы при изменении сроков проектных задач.

Ввод фактических данных о поступлениях и выплатах, а также начислении доходов и расходов возможен на любом этапе жизненного цикла проекта. Система предоставляет возможности для проведения план-фактного анализа бюджетов доходов, расходов и движений денежных средств по проекту, анализа отклонений между текущим финансовым планом, его версиями и фактическим положением дел.

Визуальные инструменты системы позволяют пользователям просматривать бюджетные данные в табличной или графической форме, с возможностью сравнения плановых и фактических данных.

Диспетчирование Проектных Работ Жизненный цикл проектных задач включает планирование, выполнение работ и управление рисками по срокам, а также анализ результатов.

Проектные Задачи Система интегрирует методологию, повышающую эффективность планирования и контроля проектных работ за счет следующих особенностей:

• Все работы на проекте, выполняемые трудовым ресурсом, должны размещаться на самом нижнем уровне структуры декомпозиции работ.
• Каждая работа может иметь только одного исполнителя. Если требуется несколько исполнителей, работа декомпозируется на элементарные операции, или исполнители объединяются в один трудовой ресурс. Принцип "одна работа – один исполнитель" является ключевым для управления проектными работами.

Жизненный цикл проектной работы включает:

• Предварительное планирование: на этапе формируется элементарная операция с указанием исполнителя, продолжительности, трудоемкости и стоимости.
• Оперативное планирование: определение точных сроков и исполнителя работы.
• Принятие к исполнению: исполнитель получает задачу и подтверждает свое участие.
• Выполнение: ввод данных о затраченном времени.
• Отчет об исполнении: исполнитель сообщает о фактических сроках и затратах.
• Завершение: подтверждение завершения работы руководителем, возможная корректировка данных.

Проектная работа может переходить между стадиями нелинейно, включая возможные возвраты исполнителю для доработки или закрытие как "неуспешно".

Механизм эскалаций в системе позволяет исполнителям сообщать о предполагаемых задержках, влияющих на сроки проекта при их регистрации.

На уровне проектных работ система обеспечивает:

• Сбор и анализ данных о распределении времени между проектными и внепроектными задачами, а также непроизводительных затратах.
• Анализ статистики по выполнению работ и выявление отклонений в длительности, трудоемкости и стоимости.

Визуальные инструменты системы предоставляют информацию о задачах в форме списков с цветовым и графическим кодированием или как диаграмму Ганта.

Актуализация и версионирование проекта:

• Актуализация проекта происходит на основе данных о выполнении работ, что позволяет регулярно пересчитывать сроки и процент выполнения.
• Система поддерживает создание и хранение множества версий планов проекта, позволяя планировать в разных разрезах и отслеживать изменения.

План-фактный анализ и управление знаниями:

• Ведется план-фактный анализ освоенных объемов, затрат ресурсов, сроков и контрольных событий.
• Возможно создание, сохранение и использование шаблонов проектов для стандартизации и ускорения планирования.
• Анализ использования шаблонов помогает выявлять "узкие места" и оптимизировать процессы.

Управление коммуникациями и знаниями в проектах:

• Задания проектов могут комментироваться и управляться по статусам в рамках проектного офиса.
• Шаблоны проектных работ и нормирование используются для типизации и оценки проектов, обеспечивая последовательность и предсказуемость в выполнении проектных работ.

Калькуляция стоимости контракта

Система включает инструмент "Расчет цены контракта", который на основе данных о человеко-часах по ролям и прочих расходах позволяет формировать отчет с прогнозом себестоимости, ожидаемой прибыли и рентабельности контракта. Этот инструмент также помогает определить стоимость контракта при заданной рентабельности.

Используя "Расчет цены контракта" и шаблон проекта, можно эффективно сформировать план проекта.

Управление проектными договорами

• Создание детализированных проектных договоров
• Связывание этапов проекта с условиями договора
• Регистрация изменений в договоре через дополнительные соглашения
• Отражение движения денежных средств и расходов по этапам в бюджете
• Генерация печатных форм договоров по заданным шаблонам

Управление документацией проекта

• Хранение документов в базе данных или в "1С:Документооборот"
• Управление версиями документов и доступ к редактированию прямо из системы
• Создание и модификация ссылок на документы в системе "1С:Документооборот" для проектов и задач

Управление рисками проекта

• Идентификация и оценка проектных рисков
• Планирование действий по управлению рисками
• Фиксация наступления рисков
• Постоянный мониторинг и управление рисками

Управление портфелями и программами проектов

• Объединение проектов в портфели и программы
• Разработка тематических планов проектов
• Анализ показателей и контрольных событий в проектах
• Предоставление план-фактной отчетности по портфелям и программам
• Визуализация портфелей проектов через диаграммы Ганта

Управление ресурсами проектной организации

• Моделирование и планирование использования трудовых и материальных ресурсов
• Определение и нормирование стоимости ресурсов
• Три варианта управленческой структуры: проектная, функциональная и матричная
• Двухуровневое планирование работ: по ролям на этапе предварительного планирования и по конкретным исполнителям на этапе оперативного планирования

Сервисные возможности

• Аудит структуры проекта и поиск проблемных элементов
• Использование платформы "1С:Предприятие 8.3" для обеспечения надежности, производительности и доступа через Интернет
• Настраиваемый интерфейс с возможностью адаптации под индивидуальные нужды пользователя
• Включение или выключение функциональных опций без изменения основной конфигурации системы

Эти инструменты и методы представляют собой комплексные решения для эффективного управления проектами, обеспечивая высокую степень контроля и адаптивность в меняющихся условиях управления проектной деятельностью.