Проект внедрения и как его испортить

Начальным этапом при внедрении проекта программы 1С в организацию является проведение интервью с сотрудниками, где определяются контрольные примеры и создаются инструкции для пользователей. После этого составляется документ «Функциональные требования» и запускается опытная эксплуатация. Наиболее продолжительным этапом является промышленная эксплуатация, которая может продолжаться от 2 до 3 месяцев.

Успех внедрения проекта зависит от многих факторов. Один из них: ошибочные убеждения, ведущие проект внедрения к провалу. Рассмотрим те, с которыми нам приходилось сталкиваться в работе.

«Руководитель проекта - это лишнее»

Часто возникает мнение, что руководитель проекта на стороне заказчика необходим только на начальных этапах или не нужен совсем. Однако, именно руководитель проекта играет ключевую роль в формировании команды и координации работ. Его главная задача - успешное завершение проекта в установленные сроки и бюджет, а также достижение поставленных целей до начала эксплуатации.

Для успешного завершения проекта важно, чтобы руководитель мог давать задания разным отделам своей компании и требовать их выполнение в строго установленные сроки. Каждый участник процесса должен разделять и принимать общую концепцию внедрения, которую обеспечивает руководитель проекта. Назначение на должность руководителя проекта самостоятельных сотрудников, готовых уделять значительное количество времени проекту, является необходимым условием для успешного выполнения задач.

Кроме того, этот человек должен обладать авторитетом в компании, хорошо знать её бизнес-процессы и суметь убедить руководителей отделов выполнить поставленные задачи. Если роль этого человека попадет на простого сотрудника без необходимого влияния и навыков, проект будет тормозить.

«Давайте сократим затраты на внедрение, пропустив несколько его этапов»

Иногда возникают ситуации, когда клиент, стремясь сократить затраты, решает отказаться от инструкций. Но как только он приступает к использованию системы, ему требуются эти самые инструкции. Кроме того, другой заказчик, с целью экономии, пропускает важный этап тестирования в реальных условиях. Этот этап необходим для проверки правильной работы системы в рамках всех бизнес-процессов. Без проведения тестирования нельзя быть уверенным в том, что система функционирует должным образом. Каждый последующий этап зависит от предыдущего и начинается только после получения результатов на предыдущем этапе.

«Обучать всех не будем, достаточно обучить одного сотрудника»

Обучение в компании после внедрения основано на индивидуальных ролях, где каждый сотрудник изучает в программе бизнес-процессы, соответствующие его обязанностям. Вместо того, чтобы пытаться охватить все аспекты, работники концентрируются лишь на своей сфере деятельности в рамках обучающей программы. Конечно, есть возможность обучить одного человека, который затем передаст полученные знания другим. Однако риск возникает, когда этот человек пытается усвоить массу информации и провести несколько «обучений» одновременно – для одного человека это может быть сложной задачей. А если этот сотрудник уволится, появятся дополнительные проблемы. Более безопасным и эффективным подходом является индивидуальное обучение каждого сотрудника в рамках его функциональной области.

«Пусть все будет, как было»

Зачастую пользователи требуют, чтобы новая программа функционировала аналогично предыдущей. Но новая программа должна быть уникальной и не похожей на предыдущую, не стоит стремиться превращать новую систему обратно в старую, так как это лишено смысла. Новое программное обеспечение предлагает более широкий спектр функций, способствующих улучшению работы бизнеса. При настойчивых попытках сохранить старое, вы пропустите все новые возможности нового продукта и потратите много времени впустую.

Документ «Функциональные требования» - только для разработчика

Да, важно, чтобы разработчик ознакомился с функциональными требованиями, описывающими функционал программы 1С. Но в той же степени необходимо уделить внимание тому, чтобы заказчик полностью понимал содержание технического задания и был вовлечен в процесс внедрения новой системы. Прежде, чем двигаться дальше, важно достичь взаимопонимания. В противном случае, существует риск того, что результаты работ не будут соответствовать ожиданиям клиента. Чтобы избежать подобных ситуаций, важно составить подробный документ, в котором будут зафиксированы все требования к функционалу и четко определить ожидаемые результаты каждого этапа процесса. При этом, система должна быть прозрачной и понятной для всех пользователей и разработчиков.

Кстати, именно этот документ станет ключевым инструментом для разрешения споров между заказчиком и исполнителем, если таковые возникнут. Взаимосвязь функций играет значительную роль в проекте. Важность демонстрации системы клиенту в дальнейшем нельзя недооценивать. Не забывайте, что 30% проектного времени отведено на разработку функциональных требований к проекту.

Остались вопросы или сомнения по внедрению проекта? Звоните нам: ответим на вопросы, расскажем о процессе: +7 (343) 288-75-45